ውጤታማ የኢሜይል አስተዳደር 6 ጠቃሚ ምክሮች

2024 ደራሲ ደራሲ: Malcolm Clapton | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 03:45

ኢሜል በጣም ጥሩ ከሆኑ የመገናኛ መሳሪያዎች ውስጥ አንዱ ነው እና ምናልባትም ሁሉም ተጠቃሚዎች ያለምንም ልዩነት የሚጠቀሙበት ብቸኛው መሳሪያ ነው. ፈጣን መልእክተኞችን መውደድ፣ ስካይፕ ወይም ፌስቡክ ቻት መጠቀም ትችላለህ፣ ነገር ግን ምናልባት የኢሜይል አድራሻ ይኖርህ ይሆናል።

በየቀኑ ከጓደኞች እና ከሥራ ባልደረቦች የሚመጡ መልዕክቶችን ብቻ ሳይሆን በደርዘን የሚቆጠሩ የማስታወቂያ ደብዳቤዎች ፣ ማሳወቂያዎች ፣ አይፈለጌ መልእክት ብቻ በመልእክት ሳጥናችን እንቀበላለን። በሚመጡት መልዕክቶች ብዛት ውስጥ ከመስጠም ለመዳን ውጤታማ የኢሜይል ክህሎቶችን ማዳበር እና መተግበር በጣም አስፈላጊ ነው።

የቅጂ መብት

የኢሜል ፍተሻ ጊዜን ያቅዱ

ደብዳቤን ለማስኬድ ብዙ ጊዜ እንደሚያጠፉ ከተሰማዎት እና በገቢ መልእክት ሳጥንዎ ውስጥ ያሉት ፊደሎች አሁንም እየቀነሱ አይደሉም፣ ከዚያ የመልዕክት ሳጥንዎን ለመፈተሽ ጊዜውን በጥብቅ ለማቀድ ይሞክሩ። ብዙውን ጊዜ ደብዳቤን መፈተሽ እንጀምራለን ፣ በደብዳቤው ውስጥ አስደሳች አገናኝ ይፈልጉ ፣ ወደ ጣቢያው ይሂዱ ፣ ከዚያ ወደ ሌላ … እና ከግማሽ ሰዓት በኋላ እናስታውሳለን እና ወደ ትንተና ፊደሎች እንመለሳለን። በውጤቱም, ጊዜ አልፏል, ነገር ግን ጉዳዩ አልተለወጠም.

ስለዚህ, ከፖስታ ጋር ለመስራት የተወሰነ ጊዜ ለመመደብ ይሞክሩ. እያንዳንዱ ሰው በደብዳቤው ብዛት ላይ በመመስረት የእነዚህን ክፍተቶች ድግግሞሽ እና የቆይታ ጊዜ ለብቻው ለራሱ ማዘጋጀት ይችላል። ምናልባት ጠዋት ላይ አንድ ሰዓት እና የስራ ቀን መጨረሻ ላይ አንድ ሰዓት ሊሆን ይችላል, ወይም ለአምስት ደቂቃዎች በየሰዓቱ ወደ ፖስታ መለያዎ ለመግባት ለእርስዎ የበለጠ አመቺ ሊሆን ይችላል. ከሁሉም በላይ, ለራስዎ የተቀመጠውን የጊዜ ሰሌዳ በጥብቅ ለመከተል ይሞክሩ እና በማንኛውም የውጭ ነገር አይረበሹ. ንቃተ ህሊና ጊዜህ የተገደበ ነው።, የፖስታ ደረሰኞችን የማስኬድ ቅልጥፍናን ወደ መጨመር ያመራል.

እያንዳንዱ ፊደል ማለት ድርጊት ማለት ነው።

ደብዳቤ ሲተነተን ማመልከት ያለብዎት ዋናው ህግ እያንዳንዱ ክፍት ደብዳቤ አንድ ነገር እንዲያደርጉ ይጠይቃል. ደብዳቤ ከከፈቱ በምንም አይነት ሁኔታ እንደገና በገቢ መልእክት ሳጥን ውስጥ መተው የለብዎትም። ለደብዳቤው ወዲያውኑ ምላሽ መስጠት አለብዎት ፣ ወይም ይህንን ጉዳይ በተሻለ ሁኔታ ለሚመለከተው ሰው ያስተላልፉ ፣ ወይም ለራስዎ አንድ ተግባር በጎግል ተግባር ወይም የቀን መቁጠሪያ ውስጥ ማቀድ አለብዎት - በማንኛውም ሁኔታ ፣ በድርጊትዎ ምክንያት ፣ ደብዳቤው መሆን አለበት። ይሰረዙ ወይም ወደ ማህደሩ ይወሰዱ፣ ማለትም የገቢ መልእክት ሳጥን ይተውት። … ይህን ቀላል ህግ ከተከተሉ፣ የመልዕክት ሳጥንዎ ፈጥኖም ሆነ ዘግይቶ ይጸዳል።

የቅጂ መብት

ማጣሪያዎች እና አቋራጮች

በየቀኑ ብዙ ቁጥር ያላቸው ኢሜይሎች የሚደርሱዎት ከሆነ እነሱን መተንተን በእርስዎ በኩል ብዙ ጊዜ እና ጥረት ይጠይቃል። ለምንድነው የፖስታ አገልግሎቱን ግብአት ለምን አትጠቀሙበትም በተለይ አብዛኛው አገልግሎቶች ይህ ባህሪ ስላላቸው እና በትክክል ስለተተገበሩ?

ለአውቶማቲክ የፖስታ ሂደት ማጣሪያዎችን ስለማዘጋጀት ነው። በእያንዳንዱ ልጥፍ ላይ በእጅ ጠቅ ከማድረግ እና እያንዳንዱ ጠቅታዎ ተመሳሳይ ጊዜ እና ጥረት ነው ፣ የሚፈልጉትን ማጣሪያዎች አንድ ጊዜ ያዘጋጁ። ለምሳሌ፣ ሁሉም ከዘመዶችዎ አድራሻዎች የሚመጡ መልዕክቶች ወዲያውኑ ወደ ቤተሰብ አቃፊ ይሄዳሉ እና እንደ አስፈላጊ ምልክት ምልክት ይደረግባቸዋል። ሁሉም ጋዜጣዊ መግለጫዎች የገቢ መልእክት ሳጥን አቃፊውን በማለፍ ወደተለየ አቃፊ ይሄዳሉ እና ከማህበራዊ አውታረ መረቦች የሚመጡ ማስታወቂያዎች ወዲያውኑ ወደ መጣያ ይላካሉ።

በዚህ መንገድ መልእክቶችን በዋና ዋና ርእሶች መሰረት መመደብ እና ለሂደታቸውም በዚሁ መሰረት ማዘጋጀት ይችላሉ። ከአሁን በኋላ አእምሮዎ፣ፖስታዎችን በሚተነተንበት ጊዜ፣ከቤት ውስጥ ስራዎች ወደ ንግድ ጉዳዮች፣እና ወዲያውኑ ወደ መዝናኛ ደብዳቤዎች የሚቀየርበት እና ከዚያ የሚመለስበት ሁኔታ አይኖርዎትም።

የተለያዩ ማጣሪያዎችን ለመፍጠር እጅግ በጣም ብዙ አማራጮች አሉ ፣ እና አንድ ጊዜ አውቶማቲክ ማጣሪያ ስርዓት ከገነቡ ጊዜዎን ቀናትን እና ወራትን እንደሚቆጥቡ እርግጠኛ ነኝ። በተጨማሪም የተመደቡትን መለያዎች ወይም በአቃፊዎች ማከፋፈያ በመጠቀም የሚፈልጉትን ፊደሎች በቀላሉ በማህደሩ ውስጥ ማግኘት ይችላሉ (የእኛ የገቢ መልእክት ሳጥን ሙሉ በሙሉ ባዶ መሆኑን ያስታውሳሉ?)

ፍለጋን ተጠቀም

ብዙ ተጠቃሚዎች፣ በተለይም ጀማሪዎች፣ በማህደር ሲቀመጡ ዳግመኛ እንደማያገኙ ስለሚሰማቸው ሁሉንም ኢሜይሎቻቸውን በገቢ መልእክት ሳጥን ውስጥ ያስቀምጣሉ። በአለፈው አንቀጽ ላይ እንደተገለጸው የማጣሪያዎች እና አቋራጮች ስርዓት ካዋቀሩ፣ የእርስዎ ማህደር አስቀድሞ የተደራጀ እና በውስጡ ለማሰስ በጣም ቀላል ነው። ግን ስለ የፍለጋ አሞሌው እንዲሁ አይርሱ። ለምሳሌ በጂሜይል ውስጥ ፊደላትን ለመፈለግ ያለው ስርዓት በጣም ፍጹም ነው (ማን ይጠራጠራል!) ምንም አይነት ፊደል ማግኘት አስቸጋሪ አይሆንም።

ምልክቶችን ተጠቀም

ብዙ የኢሜል አገልግሎቶች መልእክቶችን በልዩ ምልክቶች (በጂሜይል ውስጥ እነዚህ ኮከቦች ናቸው) ምልክት የማድረግ ባህሪ አላቸው። በእነሱ እርዳታ የእርስዎን ትኩረት የሚሹትን አስፈላጊ መልዕክቶች ማድመቅ እና በተለየ አቃፊ ውስጥ ማስቀመጥ ቀላል ነው. በGmail ውስጥ የራስዎን ባንዲራዎች መምረጥ እና በተለዋዋጭነት ሊጠቀሙባቸው ይችላሉ። ስለዚህ ኢሜይሎችን እንደ አስፈላጊነታቸው ለመለየት በገቢ መልእክት ሳጥንዎ ውስጥ አንድ እይታ ብቻ በቂ ይሆናል።

የቁልፍ ሰሌዳ አቋራጮችን ይጠቀሙ

ትኩስ ቁልፎችን መጠቀም የደብዳቤ ልውውጥ ሂደትን ያፋጥናል ስለዚህ እነሱን ለማጥናት ለጥቂት ሰዓታት ማሳለፍ ጠቃሚ ነው። ከዚያ በፊት ግን ቅንብሩን ይመልከቱ (በጂሜይል ውስጥ ቅንጅቶች - አጠቃላይ - አቋራጮች) እና መብራታቸውን ያረጋግጡ። ከዚያ በኋላ በቁልፍ ሰሌዳው ላይ ያለውን የጥያቄ ምልክት ብቻ ይጫኑ እና ከሁሉም የጂሜይል ቁልፎች ጋር አንድ ጥያቄ ያያሉ።

ኢሜል በጣም ጥሩ የመገናኛ መሳሪያ ነው, ይህ ማለት ግን የህይወትዎን ግማሹን ለዚህ ሂደት ማዋል አለብዎት ማለት አይደለም. የሁሉም ሂደቶች ከፍተኛው አውቶማቲክ ፣ ፈጣን ምላሽ ወይም መልእክት ማስተላለፍ ፣ ጊዜዎን ማቀድ ፣ ከሌሎች ምክሮች ጋር ከዚህ ጽሑፍ ጋር ፣ ማንኛውንም ፊደላት በፍጥነት እንዲቋቋሙ እና የበለጠ አስደሳች ለሆኑ እንቅስቃሴዎች ብዙ ጊዜ እንዲቆጥቡ ያስችልዎታል።