የገቢ መልእክት ሳጥን ዜሮ ዘዴ በሺዎች የሚቆጠሩ ያልተነበቡ ኢሜሎችን ለመቋቋም ምርጡ መንገድ ነው።

2024 ደራሲ ደራሲ: Malcolm Clapton | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 03:45

የገቢ መልእክት ሳጥንዎን ባዶ ማድረግ ቀላል ነው። ይህ የበለጠ ውጤታማ እንዲሆኑ እና አስፈላጊ መልዕክቶችን በጭራሽ እንዳያመልጥዎት ይረዳዎታል።

ያልተነበቡ ኢሜይሎች ያለማቋረጥ በገቢ መልእክት ሳጥንዎ ውስጥ የሚንጠለጠሉ ኢሜይሎች ማንንም ያስደነግጣሉ። በደብዳቤ የሚገናኙባቸው ብዙ የንግድ አጋሮች እና የስራ ባልደረቦች ካሉዎት የኢሜል ሳጥንዎን ንጹህ እና ንጹህ ማድረግ ብቻ ያስፈልግዎታል።

የጆትፎርም ዋና ስራ አስፈፃሚ አይቴኪን ታንክ ኢንቦክስ ዜሮ የሚባል ኢሜል ለማደራጀት አስደሳች መንገድ ነው። ስሙ እንደሚያመለክተው ዘዴው የመልዕክት ሳጥንዎን ባዶ ማድረግ ብቻ ነው.

በአጠቃላይ ታንክ አዲስ ነገር አልፈጠረም። የገቢ መልእክት ሳጥን ዜሮ የተፈጠረው ከረጅም ጊዜ በፊት በጸሐፊ እና ጦማሪ ሜርሊን ማን ነው፣ እና የተረጋገጠ እና የታወቀ ዘዴ ነው። ከሰነዶች ጋር ተመሳሳይ የመሥራት ዘዴ በግምት በዴቪድ አለን "ነገሮችን እንዴት ማቀናጀት እንደሚቻል" በሚለው መጽሐፉ ውስጥ ተገልጿል. ታንክ ለጂሜይል ድር በይነገጽ አስተካክሎታል።

አይቴኪን ታንክ ሥራ ፈጣሪ ፣ የጆትፎርም መስራች እና ዋና ሥራ አስፈፃሚ

በየቀኑ በመቶዎች የሚቆጠሩ ኢሜይሎችን እቀበላለሁ እና እልካለሁ። ግን በቀኑ መጨረሻ ላይ የእኔ የመልዕክት ሳጥን ሁልጊዜ ባዶ ነው። የደብዳቤ ልውውጦቼን የሚቆጣጠር ጸሐፊ የለኝም። የገቢ መልእክት ሳጥን ዜሮ የተባለውን መርህ አከብራለሁ። ይህ አስቸጋሪ አይደለም.

ታንክ የገቢ መልእክት ሳጥን ዜሮ ዘዴ ጥቅሞችን ይዘረዝራል፡-

• የገቢ መልእክት ሳጥንዎ ባዶ ከሆነ አስፈላጊ መልእክት አያመልጥዎትም።
• አድራሻዎቾን ለረጅም ጊዜ እንዲጠብቁ አያደርጉም, ምክንያቱም ለደብዳቤዎቻቸው ወዲያውኑ ምላሽ መስጠት ይችላሉ.
• በመቶ ሺዎች የሚቆጠሩ ያልተነበቡ ፊደሎች በመልዕክት ሳጥንዎ ውስጥ አይከማቹም።
• በጣም አስፈላጊ በሆኑት ተግባራት ላይ ብዙ ጊዜ ይቆጥባሉ እና በኢሜል ውስጥ ብዙ ሰዓታትን አያጠፉም።

ሁሉንም ደብዳቤዎቻቸውን አንድም ሳይሰርዙ በጥንቃቄ የሚያከማቹ ብዙ ሰዎችን አውቃለሁ። በዚህ ምክንያት የእነርሱ የገቢ መልእክት ሳጥን የትዊተር ምግብ መምሰል ጀምሯል። ምቹ አይደለም. በኢሜይሎች ውስጥ ያለማቋረጥ ትጠፋለህ።

አይቴኪን ታንክ

Gmail እየተጠቀምክ ነው እንበል - ምንም እንኳን ይህ ዘዴ ለማንኛውም አይኤስፒ (Hotmail፣ Yandex፣ Yahoo) ወይም የኢሜል ደንበኛ (አውትሉክ፣ ተንደርበርድ ወይም ሲልፌድ) ሊስማማ ይችላል። ያልተነበቡ መልዕክቶችን ተቀማጭ እንይ እና እንጀምር።

1. የመልእክት ሳጥንዎን ባዶ ያድርጉት

ስለዚህ፣ በ Inbox Zero ዘዴ፣ በቆራጥነት እርምጃ መውሰድ አለቦት። "Inbox" ይክፈቱ, እዚያ የተከማቹትን ሁሉንም ፊደሎች ይምረጡ እና ሁሉንም በአንድ ጊዜ በማህደር ያስቀምጡ. ለአንዳንዶች ይህ በጣም እብደት ይመስላል ፣ ግን ታንክ ይህንን እንዲያደርጉ ይመክራል።

በባዶ የመልእክት ሳጥን መጀመር ያስፈልግዎታል። በገቢ መልእክት ሳጥንህ ውስጥ በአስር ሺዎች የሚቆጠሩ ኢሜይሎች ካሉህ ይህ መመሪያ አይረዳህም። ስለዚህ ሁሉንም ነገር በማህደር ያስቀምጡ እና በንጹህ ንጣፍ ይጀምሩ።

አይቴኪን ታንክ

2. ኢሜይሎችዎን በጊዜ ቅደም ተከተል ያስኬዱ

ይህንን ጤናማ ልማድ ለማዳበር የተወሰነ መጠን ያለው ተግሣጽ ያስፈልግዎታል. ኢሜይሎችዎን በምታስኬዱበት ጊዜ፣ በአሮጌው መልእክት ይጀምሩ እና ወደ አዲሱ መንገድ ይሂዱ። በዚህ መንገድ የጊዜ ቅደም ተከተሎችን ይጠብቃሉ እና ግራ አይጋቡም.

በGmail ውስጥ ኢሜይሎችን ለመቆጣጠር የሚረዱዎት ሁለት ተግባራት አሉ።

ራስ-ሰር መቀየሪያን ያብሩ። ይህንን ለማድረግ "ቅንጅቶች" → "አጠቃላይ" ን ይክፈቱ, "ራስ-ሰር መቀየር" የሚለውን ንጥል ይፈልጉ እና ያግብሩት. አሁን፣ ኢሜይል ስትመልስ ወይም በማህደር ስታስቀመጥ Gmail ወደ ገቢ መልእክት ሳጥንህ አይመልስልህም፣ ግን ቀጣዩን ኢሜል ያሳያል። በዚህ መንገድ ፊደላትን አንድ በአንድ በተቀበሉት ቅደም ተከተል ያለምንም ማሰናከል ይችላሉ።

ከዚያ ከሌለህ የላክ እና መዝገብ አዝራሩን አንቃ። "ቅንጅቶች" → "አጠቃላይ" ን ይክፈቱ እና "አሳይ አዝራር" የሚለውን ንጥል ይፈልጉ ላክ እና "በምላሽ" ያስቀምጡ. ይህ ጊዜ ይቆጥብልዎታል.ደግሞም ለደብዳቤው አስቀድመው ምላሽ ከሰጡ በገቢ መልእክት ሳጥንዎ ውስጥ ማከማቸት ምንም ፋይዳ የለውም ፣ አይደል? የላኪ ቁልፍን ጠቅ ያድርጉ እና ኢሜይሉ ወዲያውኑ በማህደር ይቀመጣል።

እና ሌላ አስፈላጊ ነገር እዚህ አለ:

ኢሜል እንደ ውይይት አይጠቀሙ። በተከታታይ ከተጠቀሱት ፊደሎች ረጅም የምላሽ ሰንሰለት ከመፈልፈል የከፋ ነገር የለም። ማውራት ከፈለጉ ሜሴንጀርን፣ Slack chatን ይጠቀሙ ወይም በስልክ ያነጋግሩ። ኢ-ሜል ለዚህ ተስማሚ አይደለም.

አይቴኪን ታንክ

3. መለሰ - ማህደር

የገቢ መልእክት ሳጥን ዜሮ ዘዴ ዋናው ህግ የገቢ መልእክት ሳጥንዎ ደብዳቤዎን የሚያከማችበት ቦታ አይደለም። በገቢ መልእክት ሳጥን ውስጥ ያሉ ሁሉም ኢሜይሎች ወዲያውኑ መደረግ አለባቸው። አንድ በአንድ አንብባቸውና ወይ መልእክቱ ምላሽ የሚያስፈልገው ከሆነ መልሰው በማህደር ያስቀምጡ ወይም መልእክቱ ምላሽ የማያስፈልገው ከሆነ በቀላሉ በማህደር ያስቀምጡ።

ለኢሜል ወዲያውኑ ምላሽ መስጠት ካልቻሉ ሁለት አማራጮች አሉ፡-

• ወደ አደራጅ መተግበሪያዎ ያስቀምጡት። Evernote፣ OneNote ወይም አንዳንድ አይነት የተግባር አስተዳዳሪ ሊሆን ይችላል። መልሱን በትክክለኛው ጊዜ እንዲጽፉ ፕሮግራሙ እንዲያስታውስዎ ቀን ያዘጋጁ።
• ምላሹን ወዲያውኑ መጻፍ ከቻሉ፣ነገር ግን አድራሻ ሰጪው ከጥቂት ጊዜ በኋላ መቀበል ካለበት፣በጂሜይል ውስጥ ያለውን የዘገየ የማድረስ ባህሪ ተጠቀም። Outlook፣ Thunderbird እና ሌሎች ደንበኞችም እንዲሁ ማድረግ ይችላሉ።

4. ብቻ ያድርጉት

ሁሉም ነገር እንደ ታላቁ እና ኃያል ዴቪድ አለን ትእዛዝ ነው። ኢሜይሉ ጥቂት ደቂቃዎችን የሚወስድ እርምጃ የሚፈልግ ከሆነ፣ አሁን ያድርጉት። ደብዳቤውን ወደ ሥራ ዝርዝርዎ አይቅዱ። በገቢ መልእክት ሳጥንዎ ውስጥ አይተዉት።

ክፍያ መፈጸም ከፈለጉ፣ አሁን ይክፈሉት። ለባልደረባ ግብረ መልስ መላክ ከፈለጉ ወዲያውኑ ይላኩ። ጉዳዩ ሁለት ደቂቃዎችን ከወሰደ, ለሌላ ጊዜ ማስተላለፍ ምንም ፋይዳ የለውም.

አይቴኪን ታንክ

5. የቁልፍ ሰሌዳ አቋራጮችን ይጠቀሙ

የቁልፍ ሰሌዳ አቋራጮች ኢ-ሜይልን ለማስኬድ የሚጠፋውን ጊዜ በእጅጉ ይቀንሳሉ. በእነሱ አማካኝነት የመዳፊት ጠቋሚውን ወደ ኋላ እና ወደ ፊት ማንቀሳቀስ የለብዎትም። ታንክ ሶስት ትኩስ ቁልፎችን ማስታወስ እና መጠቀምን ይመክራል።

• የ E ቁልፉ መልእክት በፍጥነት እንዲያስቀምጡ ይፈቅድልዎታል. አነበብነው፣ ኢ ተጭነን፣ በማህደር አስቀመጥነው። ቀላል ነው።
• የ R ቁልፉ በፍጥነት ምላሽ ለመጻፍ ይጠቅማል። ለደብዳቤ መልስ መስጠት ከፈለጉ ይጫኑት መልሱን ያስገቡ እና አስገባን ይጫኑ።
• የኤፍ ቁልፍ አስተላላፊዎች ለሌሎች ተቀባዮች ደብዳቤዎችን ተቀብለዋል።

ሌላ ትኩስ ቁልፍ የሚያስፈልግህ አይመስለኝም። በጂሜይል ውስጥ ሶስት የቁልፍ ሰሌዳ አቋራጮችን ብቻ ነው የምጠቀመው። ለሁሉም ነገር, አይጥ አለ. ነገር ግን እነዚህ ትኩስ ቁልፎች ሶስት በጣም የተለመዱ የኢሜል ድርጊቶችን በፍጥነት እንዲፈጽሙ ያስችሉዎታል, ስለዚህ ብዙ ጊዜ ይቆጥቡዎታል.

አይቴኪን ታንክ

6. ማጣሪያዎችን ያዘጋጁ

የኢሜል ማጣሪያዎች ለእርስዎ ብዙ ስራዎችን የሚሰራ በማይታመን ሁኔታ ምቹ መሳሪያ ናቸው። እነሱን አንድ ጊዜ ማዋቀር ብቻ ያስፈልግዎታል, እና ብዙ ጊዜ ይቆጥቡዎታል.

በገቢ መልእክት ሳጥንዎ ውስጥ በመደበኛነት አስፈላጊ ያልሆኑ ፊደሎችን (የበይነመረብ አገልግሎቶችን ማሳወቂያዎች ፣ አውቶማቲክ መልእክቶችን እና የመሳሰሉትን) ካገኙ ወይም ከነሱ ምዝገባ ይውጡ ወይም ማጣሪያዎችን ያዘጋጁ እንደዚህ ያሉ ፊደሎች በራስ-ሰር እንዲቀመጡ።

7. የገቢ መልእክት ሳጥን ባዶ ነው - ደብዳቤ ይዝጉ

በስራዎ ላይ ለማተኮር በሚሞክሩበት ጊዜ, በኢሜል የማያቋርጥ ትኩረት ሊሰጡዎት አይገባም. ስለዚህ ህጉን እንጠብቅ፡ የገቢ መልእክት ሳጥንህ ባዶ ሲሆን የጂሜል ትሩን ወይም የኢሜል ደንበኛህን ዝጋ እና ለሚቀጥሉት ጥቂት ሰዓታት ስለፖስታ እርሳ። ዝም ብለህ ስራ ያዝ።

ሁሉንም ገቢ የኢሜይል ማሳወቂያዎችን ያጥፉ። በጣም ትኩረትን የሚከፋፍሉ ናቸው.

ከጥቂት ሰዓታት በኋላ ደብዳቤዎን እንደገና መክፈት፣ እዚያ የተከማቹትን መልዕክቶች ማስኬድ እና ከዚያ ወደ ስራ መመለስ ይችላሉ። የገቢ መልእክት ሳጥን ዜሮ ዘዴ ግብ በሚመጡ ኢሜይሎች እንዳትከፋፈሉ ማስገደድ ነው። የመልእክት ሳጥንዎን ማስተዳደር አለብዎት እንጂ እርስዎ አይደሉም።

አይቴኪን ታንክ

የ Inbox Zero ቴክኒክን ከሞከሩ እና ያገኘዎትን ሊነግሩዎት ዝግጁ ከሆኑ ወይም የተሻለ ዘዴ ለመጠቆም ከፈለጉ በአስተያየቶቹ ውስጥ ይፃፉ።