ጉግል ሰነዶችን እንዴት ማፅዳት እንደሚቻል

2024 ደራሲ ደራሲ: Malcolm Clapton | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 03:45

ማለቂያ የሌላቸውን "አዲስ አቃፊዎች" እንይዛለን እና ለመረዳት በማይቻሉ ስሞች ሰነዶችን እናስወግዳለን.

ከ Google ሰነዶች ወይም ከ Google ሰነዶች ጋር ብዙ የሚሰሩ ከሆነ ምናልባት ብዙ ፋይሎች መኖራቸውን ችግር አጋጥመውዎት ይሆናል እና የአገልግሎቱ ዋና ገጽ ወደ ተዘበራረቀ ሰገነት ይቀየራል። Lifehacker ከግርግር እንዴት ሥርዓት መፍጠር እንደምትችል ይናገራል።

አብሮ የተሰሩ የመለያ መሳሪያዎችን ይጠቀሙ

የሚፈልጓቸውን ፋይሎች በፍጥነት እንዲያገኙ ለማገዝ Google Docs ብዙ አብሮገነብ የመደርደር መሳሪያዎች አሉት። ይህንን ለማድረግ በዋናው ማያ ገጽ የላይኛው ቀኝ ክፍል ላይ ካሉት ምልክቶች አንዱን ጠቅ በማድረግ ተገቢውን አማራጭ ብቻ ይምረጡ።

1. በማሳያ ቅርጸት

አገልግሎቱ ፋይሎችን የሚያሳዩበት ተመራጭ መንገድ እንዲያበጁ ይፈቅድልዎታል-ዝርዝር ወይም ፍርግርግ። ይህንን ለማድረግ, ተዛማጅ አዶውን ብቻ ጠቅ ያድርጉ.

2. በቀን ወይም በርዕስ

ሰነዶችን በሚታዩበት ቀን፣ በእርስዎ ወይም በሁሉም ተጠቃሚዎች በተደረጉ ለውጦች ቀን እና እንዲሁም በርዕስ መደርደር ይችላሉ።

3. በባለቤትነት

Google ሰነዶች ብዙ ተጠቃሚዎች በአንድ ጊዜ በሰነዶች ላይ እንዲሰሩ ያስችላቸዋል, ለዚህም ነው ይህ አገልግሎት በጣም ምቹ የሆነው. ሰነዶችን እየፈጠሩ ብቻ ሳይሆን ከማያውቋቸው ሰዎች ጋር አብረው የሚሰሩ ወይም በጋራ የሚሰሩ ከሆነ በሰነዱ ባለቤት (ፈጣሪ) መደርደር ይረዳዎታል. እሱን ለመጠቀም በዋናው ማያ ገጽ ላይ ተገቢውን ንጥል ብቻ ጠቅ ያድርጉ እና ተገቢውን አማራጭ ይምረጡ።

4. የት መድረስ ይቻላል

በሌሎች ተጠቃሚዎች የተፈጠሩ እና ለእርስዎ የሚገኙ ፋይሎችን ለማየት በዋናው ማያ ገጽ የላይኛው ቀኝ ጥግ ላይ ያለውን የአቃፊ አዶ ጠቅ ያድርጉ እና "ይገኛል" ን ይምረጡ።

በGoogle Drive ላይ ተደራጅ

ሁሉም ከGoogle ሰነዶች (እንዲሁም ሉሆች እና ስላይዶች) በGoogle Drive ላይ ይገኛሉ። ስለዚህ, በከፍተኛ ደረጃ, በዲስክ ውስጥ ያለው ትዕዛዝ በሰነዶች ውስጥ የትእዛዝ ሁኔታ ነው. ትርምስን ለመቋቋም ምን ማድረግ እንደሚችሉ እነሆ።

1. ሰነዶችን ወደ አቃፊዎች መደርደር

በGoogle Drive ላይ በቀላሉ አቃፊዎችን መፍጠር ይችላሉ። ይህንን ለማድረግ "ፍጠር" የሚለውን ትልቅ ቁልፍ ጠቅ ማድረግ እና "አቃፊ" የሚለውን ንጥል መምረጥ ያስፈልግዎታል.

ፋይሎችዎን እና ማህደሮችዎን ግልጽ እና የተወሰኑ ስሞችን ይስጡ። ከ"አዲስ ፎልደር"፣ "ርዕስ አልባ"፣ "1" ወይም "lvpdlvarp" ከሚሉት ስሞች ውስጥ በውስጡ ያለው ነገር ግልፅ አይደለም። በተጨማሪም, እንደዚህ ያሉ ፋይሎችን እና ማህደሮችን ከሌሎች ብዙ ለማግኘት በጣም አስቸጋሪ ይሆናል. “የሴፕቴምበር ሪፖርቶች”፣ “የደንበኛ አድራሻ ዝርዝር በ15.10” ወይም “ባዮቴክኖሎጂ አንቀጽ” የሚሉ ርዕሶች መዝገቦችዎን ይበልጥ ቀልጣፋ እንዲሆኑ ያግዝዎታል።

በእነሱ ላይ በቀኝ ጠቅ በማድረግ እና ተገቢውን ንጥል በመምረጥ ፋይሎችን ወደ አቃፊ ማስተላለፍ ይችላሉ.

የአቃፊው ሜኑ ከGoogle ሰነዶች መነሻ ማያ ገጽ ሊከፈት ይችላል።

2. አስፈላጊ ለሆኑ ፋይሎች የተለያዩ የአቃፊ ቀለሞችን እና መለያዎችን ይጠቀሙ

በነባሪ፣ በGoogle Drive ውስጥ ያሉ ሁሉም አቃፊዎች ግራጫ ናቸው፣ ነገር ግን በእነሱ ላይ ቀኝ-ጠቅ ማድረግ እና ከተቆልቋይ ሜኑ ውስጥ ከ24 ቀለሞች ውስጥ አንዱን መምረጥ ይችላሉ።

እንዲሁም አስፈላጊዎቹን ፋይሎች በዲስክ ላይ ምልክት ማድረግ ይችላሉ. ይህ የሚከናወነው በቀኝ ጠቅ በማድረግ እና "ወደ ምልክት የተደረገበት አክል" የሚለውን በመምረጥ ነው.

ምልክት የተደረገባቸውን ፋይሎች በቀጥታ በ "ሰነዶች" ውስጥ ማየት ይችላሉ.

3. አላስፈላጊውን ሰርዝ

የጎግል አገልግሎቶችን በጥልቀት በመጠቀማቸው እጅግ በጣም ብዙ አላስፈላጊ እና ጊዜ ያለፈባቸው ሰነዶች ይሰበስባሉ። በሚፈለገው ሰነድ ላይ በቀኝ ጠቅ በማድረግ እና "ሰርዝ" የሚለውን በመምረጥ ሁለቱንም በ "ሰነዶች" እና "ዲስክ" ውስጥ መሰረዝ ይችላሉ.

በድንገት አንድ ሰነድ ከሰረዙ (Google ሰነዶች በሚሰርዙበት ጊዜ የእርምጃውን ማረጋገጫ አይጠይቅም) ፣ “ሰርዝ” ብቅ ባይ ቁልፍን ጠቅ ማድረግ ይችላሉ ።

እና ከሰረዙት ፣ ግን ከሁለት ቀናት በኋላ ሀሳብዎን ከቀየሩ ፣ ወደ “መጣያ” ይሂዱ ፣ የሚፈልጉትን ፋይል በቀኝ ጠቅ ያድርጉ እና “እነበረበት መልስ” ን ይምረጡ።

በሪሳይክል ቢን ውስጥ ያሉ ፋይሎች ለ 30 ቀናት ይቀመጣሉ ፣ ከዚያ በኋላ ወዲያውኑ ይሰረዛሉ።

4. አላስፈላጊ ነገሮችን ለማስወገድ Filewatchን ይጠቀሙ

የፋይልዋች አሮጌው የስራ ቦታህ በለው አሁንም ድረስ የምትጠቀምባቸውን ፋይሎች እንድታገኝ ይረዳሃል፡ ሰነዶችን ከየትኞቹ ሰዎች ጋር እንደምትጋራ ያሳየሃል እና ከነሱ እንድትለይ ያስችልሃል።አገልግሎቱ እንዲሁ ለብዙ ተጠቃሚዎች የሚገኙ ፋይሎችን (ለምሳሌ ወደ አውታረ መረቡ የተለቀቀ) ማግኘት ስለሚችል እነሱን ለማግኘት መቼት መቀየር ይችላሉ።

Filewatch በGoogle Workspace Marketplace ላይብረሪ ውስጥ ተካትቷል፣ ይህ ማለት በGoogle የተረጋገጠ ነው፣ ስለዚህ የእርስዎ ሚስጥራዊነት ያለው ውሂብ በተሳሳተ እጅ ውስጥ እንዳይወድቅ። አገልግሎቱ ነፃ ነው።

• ከ Google ቤተ-መጽሐፍት አውርድ →
• ከፋይልዋች ድር ጣቢያ አውርድ →