የንግድ ኢሜል ደብዳቤ ምስጢሮች

2024 ደራሲ ደራሲ: Malcolm Clapton | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 03:45

በአርቴም ቱሮቬትስ የንግድ ልውውጦችን የማደራጀት ስርዓት ላይ አንድ ጽሑፍ እናቀርብልዎታለን. ይህ የ"እጅግ ምርታማነት ቴክኒኮች" ስብስብ ወይም በኢሜል ግብይት ላይ የተሰጠ ንግግር አይደለም። አርቲም የኩባንያውን ልምድ በቀላሉ ያካፍላል ፣ እዚያም ሁሉም ሰው እንዲመች በኢሜል ሥራ ለማቋቋም ሞክረዋል ።

ኢሜል ምንድን ነው? በዘመናዊው የንግድ ዓለም ውስጥ እነዚህ ናቸው-

• ፊትህ. በባልደረባው ዓይን ውስጥ አዎንታዊ ምስል መፍጠር ወይም የመጀመሪያውን ስሜት ሊያበላሹት የሚችሉት በኢሜል እርዳታ ነው.
• የእርስዎ የሥራ መሣሪያ። ከውጭው ዓለም ጋር ብዙ ግንኙነት በኢሜል ይከሰታል። ስለዚህ፣ የዚህ መሳሪያ ጥሩ ትእዛዝ ካለህ ህይወትህን በእጅጉ ቀላል ማድረግ ትችላለህ።
• ኃይለኛ ትኩረትን የሚከፋፍል. የውጪው አለም እርስዎን ለማግኘት፣ ለማዘናጋት እና በኢሜይል ሊያሳስቱዎ እየሞከረ ነው።

ከዚህ አንፃር፣ በኢሜል መስራትን እንመልከት። ቀላል እንጀምር።

የደብዳቤ ንድፍ

የሞዚላ ተንደርበርድ ደብዳቤ ደንበኛን እጠቀማለሁ፣ ስለዚህ እንደ ምሳሌ እጠቀማለሁ። አዲስ ፊደል እንፍጠር እና በመስክ ዝርዝር ውስጥ ከላይ ወደ ታች እንሂድ።

ለማን. ቅዳ። የተደበቀ ቅጂ

አንድ ሰው ላያውቅ ይችላል ነገር ግን የሞዚላ "ቶ" ወደ "ሲሲ" ወይም "ቢሲሲ" ሊቀየር ይችላል.

• ለ፡ ዋናውን አድራሻ ወይም ብዙ አድራሻዎችን በሴሚኮሎን ተለያይተናል።
• ግልባጭ: ደብዳቤውን ለማንበብ ለሚፈልግ ሰው እንጽፋለን, ነገር ግን ከእሱ ምላሽ አንጠብቅም.
• Bcc: ደብዳቤውን ማንበብ ለሚገባው እንጽፋለን, ነገር ግን ለቀሩት የደብዳቤው ተቀባዮች ሳያውቁ መቆየት አለባቸው. በተለይም ለንግድ ሥራ ደብዳቤዎች በጅምላ ለመላክ ተስማሚ ነው, ለምሳሌ, ማሳወቂያዎች.

ትክክል አይደለም በጅምላ መላክ፣ ተቀባዮችን በ"CC" ወይም "To" መስኮች ይጥቀሱ። በዓመት ውስጥ ብዙ ጊዜ ከ50-90 አድራሻዎች በ"ሲሲ" መስክ የተዘረዘሩበት ደብዳቤዎች ይደርሰኛል። የግላዊነት ጥሰት አለ። ሁሉም ተቀባዮችዎ እርስዎ በተመሳሳይ ርዕስ ላይ ከማን ጋር እንደሚሰሩ ማወቅ አያስፈልጋቸውም። እነዚህ የምታውቃቸው ሰዎች ከሆኑ ጥሩ ነው። ዝርዝሩ ስለሌላው የማያውቁ ተፎካካሪ ኩባንያዎችን ቢጨምርስ? ቢያንስ ቢያንስ ለአላስፈላጊ ማብራሪያዎች, ከፍተኛው, ከአንዳቸው ጋር ትብብርን ለማቋረጥ ዝግጁ መሆን አለብዎት. እንደዚህ አታድርጉ.

ቀኝ የጅምላ መልእክቶችን ወደ እርስዎ ስም ይላኩ እና ሁሉንም ተቀባዮች በ"ቢሲሲ" መስክ ውስጥ ያስቀምጡ።

የደብዳቤ ርዕሰ ጉዳይ

የርዕሰ-ጉዳዩ አስፈላጊነት ብዙውን ጊዜ (አንዳንድ ጊዜ በማስተዋል) በድርጅታዊ ጦማራቸው ውስጥ በሙያዊ የፖስታ አገልግሎቶች ይፃፋል። ግን ብዙውን ጊዜ ስለ የሽያጭ ደብዳቤዎች እየተነጋገርን ነው ፣ የርዕሰ-ጉዳዩ መስመር ችግሩን የሚፈታበት “ኢሜል መከፈት አለበት” ።

በየእለቱ የንግድ ልውውጥ እየተነጋገርን ነው. እዚህ ላይ ጭብጡ ችግሩን ይፈታል "ደብዳቤው እና ደራሲው በቀላሉ ሊታወቁ እና ከዚያም ሊገኙ ይገባል." በተጨማሪም ፣ ትጋትዎ በበርካታ የምላሽ ፊደላት ካርማ መልክ ወደ እርስዎ ይመለሳል ፣ ከቅድመ ቅጥያ Re: ወይም Fwd ጋር ብቻ ፣ በዚህ ርዕስ ላይ የሚፈልጉትን ፊደል መፈለግ አለብዎት ።

ሃያ ፊደላት የአንድ ቀን የአንድ መካከለኛ አስተዳዳሪ የደብዳቤ ልውውጥ መጠን ነው። እኔ ስለ ሥራ ፈጣሪዎች እና የንግድ ሥራ ባለቤቶች ጨርሶ አልናገርም ፣ የፊደሎች ቁጥራቸው አንዳንድ ጊዜ በቀን 200 እና ከዚያ በላይ ይወርዳል። ስለዚህ እንደገና፡ ኢሜይሎችን በባዶ ርዕሰ ጉዳይ አይላኩ።

ስለዚህ የርዕስዎን መስመር በትክክል እንዴት ማዘጋጀት እንደሚቻል?

እኛ በእኛ "ሰማይ" ውስጥ በርዕሰ-ጉዳዩ ላይ ለመጻፍ በውጫዊ ፊደላት እንመክራለን: "ሰማይ." በውስጣዊ - የርዕሰ-ጉዳዩ ይዘት ከሶስት እስከ አምስት ቃላት ያለ ቅድመ-ቅጥያዎች ብቻ።

ስህተት # 1 በርዕሰ-ጉዳዩ ላይ የኩባንያው ስም ብቻ። ለምሳሌ "ስካይ" እና ያ ነው. በመጀመሪያ፣ በእርግጠኝነት እርስዎ ከዚህ ተጓዳኝ ጋር ከሚገናኙት ኩባንያዎ አንዱ አይደሉም። በሁለተኛ ደረጃ, እንዲህ ዓይነቱ ርዕስ ምንም ትርጉም አይሰጥም, ምክንያቱም የኩባንያዎ ስም አስቀድሞ ከአድራሻው ሊታይ ይችላል. ሦስተኛ፣ በዚህ የደብዳቤ ልውውጥ አቀራረብ የእራስዎ የመልእክት ሳጥን ምን እንደሚመስል ገምት? እንደዚህ ያለ ነገር.

እንደዚህ ባሉ ርዕሰ ጉዳዮች ላይ መፈለግ ምቹ ነው?

ስህተት #2: አንጸባራቂ፣ የሚሸጥ ርዕስ። እንደዚህ አይነት አርዕስተ ዜናዎችን እንዴት እንደሚጽፉ ካወቁ በጣም ጥሩ ነው። ግን እነዚህን ክህሎቶች በንግድ ልውውጥ ውስጥ መጠቀም ተገቢ ነው? የንግድ ደብዳቤን ርዕሰ ጉዳይ ዓላማ አስታውስ: ለመሸጥ ሳይሆን መታወቂያ እና ፍለጋን ለማቅረብ.

ትክክል አይደለም	ቀኝ
በተመጣጣኝ ዋጋ መጥረቢያ ለመግዛት ፍጠን!	ለመጥረቢያ አቅርቦት የንግድ አቅርቦት
መቶኛን ለማየት መቸኮል አለብን! ሮዲዮን በመንገዱ ላይ ነው!	ከአሌና ኢቫኖቭና ጋር በወለድ ላይ የማስታረቅ ድርጊትን ለማፅደቅ
ትኩረት! ፖርፊሪ ፔትሮቪች የ Raskolnikov ሚስጥር ፈትቷል, እና ችግሮቻችንን ይፈታል	ከአማካሪ የቀረበ፡ የስነ ልቦና ቅነሳ

»

የደብዳቤው ጽሑፍ

ለተለያዩ አጋጣሚዎች ብዙ የአጻጻፍ መመሪያዎች አሉ. ለምሳሌ, ብዙ ጠቃሚ ነገሮች ከ, እና ሌሎች የቃሉ ጌቶች. አጠቃላይ ማንበብና መጻፍ ለማሻሻል እና አጠቃላይ የአጻጻፍ ዘይቤን ለማሻሻል ቢያንስ ጽሑፎቻቸውን እንዲያነቡ እመክርዎታለሁ።

ደብዳቤ በመጻፍ ሂደት ውስጥ ብዙ ውሳኔዎችን በተከታታይ ማድረግ አለብን።

የአክብሮት ጥያቄ … በደብዳቤው መጀመሪያ ላይ ፣ በአክብሮት ወይም በደግነት መንፈስ ውስጥ ማደብዘዝ ይችላሉ "የእኔ ውድ ሮዲያ ፣ ከሁለት ወር በላይ አሁን ፣ እኔ ራሴ የተሠቃየሁበት እና ምንም እንኳን ሳላደረገኝ በጽሑፍ አልተነጋገርኩም ። በማሰብ ሌላ ሌሊት ተኛ" እንዲህ ዓይነቱን መግቢያ ለማቀናበር እና ለተቀባዩ ጊዜ ለማንበብ ጊዜን በተመለከተ በጣም ጨዋ እና በጣም ውድ ነው። ይህ የንግድ ልውውጥ ነው ፣ ያስታውሱ? ለውድድሩ የኤፒስቶላሪ ዘውግ ድርሰት አይደለም እና ለ Raskolnikov እናት ደብዳቤ ሳይሆን የንግድ ልውውጥ።

ጊዜያችንን እና የተቀባዩን እናከብራለን!

በኤግዚቢሽኑ ላይ ጊዜያዊ ስብሰባ ከተደረገ በኋላ በተላከው የመጀመሪያ ደብዳቤ ላይ እራስዎን ማስተዋወቅ እና የመተዋወቅ ሁኔታዎችን ማስታወስ ጠቃሚ ነው ። ይህ የትብብር ወይም የወቅቱ የመልእክት ልውውጥ ቀጣይ ከሆነ በቀኑ የመጀመሪያ ደብዳቤ ላይ “ሄሎ ፣ ኢቫን” ፣ በሁለተኛው እና ከዚያ በኋላ “ኢቫን ፣…” እንጽፋለን ።

ይግባኝ … ብዙ ተቀባዮች ካሉ በደብዳቤ ማንን ማግኘት እንዳለብኝ ሁልጊዜ እጨነቅ ነበር። አና ለሚባሉ ሦስት ልጃገረዶች በቅርቡ ደብዳቤ ጻፍኩ። ያለምንም ማመንታት "ሄሎ አና" ጻፍኩ እና አልታጠብኩም. ግን ይህ ሁልጊዜ አይደለም.

ሶስት ወይም ሰባት ተቀባዮች ቢኖሩ እና ተመሳሳይ ስም ባይኖራቸውስ? እነሱን በስም መዘርዘር ይችላሉ: "ደህና ከሰዓት, Rodion, Pulcheria, Avdotya እና Pyotr Petrovich." ግን ረጅም ነው እና ጊዜ ይወስዳል. እርስዎ መጻፍ ይችላሉ: "ጤና ይስጥልኝ, ባልደረቦች!"

ለራሴ ደንቡን በ "ቶ" መስክ ውስጥ ያለውን በስም ለማመልከት እጠቀማለሁ. እና በቅጂው ውስጥ ላሉት, በጭራሽ አይተገበሩ. ይህ ህግ በተመሳሳይ ጊዜ (አንድ!) የደብዳቤው አድራሻ እና የዚህ ደብዳቤ አላማ የበለጠ በትክክል እንዲወስኑ ያስችልዎታል.

ጥቅስ … ብዙ ጊዜ የደብዳቤ ልውውጥ ከጥያቄዎች እና መልሶች ጋር የደብዳቤዎች ሰንሰለት ነው - በአንድ ቃል ፣ ውይይት። የደብዳቤዎችን ታሪክ አለመሰረዝ እና መልስዎን በተጠቀሰው ጽሑፍ አናት ላይ አለመፃፍ ጥሩ ነው ተብሎ ይታሰባል ፣ ስለሆነም ከአንድ ሳምንት በኋላ ወደዚህ ደብዳቤ ሲመለሱ ፣ በሚወርድበት ቀን ውይይቱን ከላይ እስከ ታች በቀላሉ ማንበብ ይችላሉ።

በሆነ ምክንያት በሞዚላ ውስጥ ያለው ነባሪ ቅንብር "ከተጠቀሰው ጽሑፍ በኋላ ጠቋሚውን ያስቀምጡ" ነው. በምናሌው ውስጥ እንዲቀይሩት እመክራለሁ "መሳሪያዎች" → "የመለያ ቅንጅቶች" → "መጻፍ እና አድራሻ". እንደዚህ መሆን አለበት.

የደብዳቤው ዓላማ … የንግድ ደብዳቤዎች ሁለት ዓይነት ናቸው.

• ኢንተርሎኩተሩን ብቻ ስናሳውቅ (ለምሳሌ ለአንድ ወር የተከናወነውን ሥራ ሪፖርት);
• እና ከኢንተርሎኩተር አንድ ነገር ስንፈልግ. ለምሳሌ, የተያያዘውን የክፍያ መጠየቂያ ለክፍያ ያጸድቃል.

እንደ ደንቡ ፣ ከሪፖርት ይልቅ ብዙ አበረታች ደብዳቤዎች አሉ። ከኢንተርሎኩተር አንድ ነገር ለማግኘት ከፈለግን ስለ እሱ በደብዳቤ ግልጽ በሆነ ጽሑፍ ውስጥ መናገር በጣም አስፈላጊ ነው. የተግባር ጥሪው በስም ጥሪ እና በደብዳቤው ውስጥ የመጨረሻውን ዓረፍተ ነገር ተከትሎ መቅረብ አለበት.

ትክክል አይደለም: "ፖርፊሪ ፔትሮቪች, አሮጊቷን ማን እንደገደለ አውቃለሁ."

ቀኝ: "ፖርፊሪ ፔትሮቪች, አሮጊቷን ገድዬ ነበር, እባካችሁ, ለእስርዬ እርምጃዎችን ውሰዱ, ስቃይ ሰልችቶኛል!"

ዘጋቢው በዚህ ደብዳቤ ምን ማድረግ እንዳለብዎት ለምን ያስባል? ደግሞም እሱ የተሳሳተ ውሳኔ ማድረግ ይችላል.

በጽሑፉ ውስጥ ፊርማ … መሆን አለባት። በተጨማሪም ፣ ሁሉም የደብዳቤ ደንበኞች የፊርማ ራስ-መተካት እንዲያዋቅሩ ያስችሉዎታል ፣ ለምሳሌ ፣ የጥንታዊው “ከታማኝነት ፣…”። በሞዚላ ውስጥ ይህ የሚከናወነው በመሳሪያዎች → የመለያ አማራጮች ስር ነው።

እውቂያዎችን በፊርማው ላይ መጻፍ ወይም አለመፃፍ የሁሉም ሰው የግል ስራ ነው። ነገር ግን በማንኛውም መንገድ ከሽያጭ ጋር የተገናኙ ከሆኑ - መጻፍዎን እርግጠኛ ይሁኑ. ምንም እንኳን ግብይቱ በግንኙነት ውጤቶች ላይ የተመሰረተ ባይሆንም, ለወደፊቱ እርስዎ ከፊርማው ውስጥ ባሉ እውቂያዎች በቀላሉ ያገኛሉ.

በመጨረሻም፣ ለደብዳቤዎችዎ መልስ ለመስጠት ለማይወዱ (አይፈልጉም፣ የማይፈልጉ፣ ጊዜም የሌላቸው) interlocutors የደብዳቤው አካል አንድ ተጨማሪ ባህሪ። በደብዳቤው ጽሑፍ ውስጥ ነባሪውን ይግለጹ። ለምሳሌ "ፖርፊሪ ፔትሮቪች, አርብ ከቀኑ 12:00 በፊት እኔን ለመያዝ ካልመጣችሁኝ, እራሴን እንደ ምህረት እቆጥራለሁ." እርግጥ ነው፣ የመጨረሻው ቀን እውን መሆን አለበት (በአርብ 11፡50 ላይ ጽሑፉን ከምሳሌው ላይ መላክ የለብዎትም)። ተቀባዩ በደብዳቤዎ ላይ በአካል ማንበብ እና መወሰን መቻል አለበት። ይህ "ዝምታ" ለተጠያቂው ምላሽ አለመስጠት ከኃላፊነት ያገላግልዎታል። እንደ ሁልጊዜው, የዚህን ባህሪ አጠቃቀም በጥበብ መቅረብ አለበት. አንድ ሰው ለደብዳቤዎችዎ በሰዓቱ እና በመደበኛነት ምላሽ ከሰጠ ፣ እንደዚህ ዓይነቱ ኡልቲማተም ካላስከፋው ፣ ከዚያ ትንሽ ሊያጨናንቀው ወይም ለደብዳቤው አሁኑኑ ምላሽ ላለመስጠት ውሳኔ ሊመራ ይችላል ፣ ግን አርብ ይጠብቁዎታል።

አባሪዎች

ደብዳቤዎች ብዙውን ጊዜ ከአባሪዎች ጋር ይመጣሉ: ከቆመበት ቀጥል, የንግድ ቅናሾች, ግምቶች, መርሃ ግብሮች, የሰነዶች ቅኝት - በጣም ምቹ መሳሪያ እና በተመሳሳይ ጊዜ የታዋቂ ስህተቶች ምንጭ.

ስህተት ትልቅ የአባሪ መጠን። እስከ 20 ሜባ አባሪ ያላቸው ኢሜይሎች ብዙ ጊዜ ይቀበላሉ። እንደ ደንቡ, እነዚህ በ TIFF ቅርጸት የአንዳንድ ሰነዶች ቅኝቶች ናቸው, በ 600 ዲ ፒ አይ ጥራት. የዚህን አባሪ ቅድመ እይታ ለማውረድ በሚደረገው ከንቱ ሙከራዎች የዘጋቢው የመልእክት ፕሮግራም በእርግጠኝነት ለጥቂት ደቂቃዎች ይቆማል። እና ተቀባዩ ይህንን ደብዳቤ በስማርትፎን ለማንበብ እንዳይሞክር እግዚአብሔር ይጠብቀው …

በግሌ, እንደዚህ አይነት ፊደሎችን ወዲያውኑ እሰርዛለሁ. ደብዳቤዎ ከመነበቡ በፊት ወደ መጣያ ውስጥ እንዲገባ አይፈልጉም? የዓባሪውን መጠን ያረጋግጡ. ከ 3 ሜባ በላይ እንዳይሆን ይመከራል.

ቢበዛስ?

• ስካነርዎን ወደ ሌላ ቅርጸት እና ጥራት እንደገና ለማዋቀር ይሞክሩ። ለምሳሌ፣ በፒዲኤፍ እና 300 ዲ ፒ አይ፣ በጣም ሊነበቡ የሚችሉ ፍተሻዎች ተገኝተዋል።
• እንደ WinRar ወይም 7zip ያሉ ፕሮግራሞችን ያስቡ. አንዳንድ ፋይሎች በትክክል ተጨምቀዋል።
• ዓባሪው ትልቅ ከሆነ እና መጭመቅ ካልቻሉስ? ለምሳሌ ባዶ ከሞላ ጎደል የሂሳብ ዳታቤዝ 900 ሜባ ይመዝናል። የመረጃ ማከማቻ ደመና ለማዳን ይመጣል፡ Dropbox፣ Google Drive እና የመሳሰሉት። እንደ Mail.ru ያሉ አንዳንድ አገልግሎቶች ግዙፍ አባሪዎችን በራስ-ሰር ወደ ደመና ማከማቻ አገናኞች ይለውጣሉ። ግን እኔ እራሴ በደመና ውስጥ የተከማቸውን መረጃ ማስተዳደር እመርጣለሁ ፣ ስለዚህ ከ Mail.ru አውቶማቲክን አልቀበልም።

እና ስለ ኢንቨስትመንቶች አንድ ተጨማሪ ግልጽ ያልሆነ ምክር - የእነሱ ስም … ለተቀባዩ ሊረዳ የሚችል እና ተቀባይነት ያለው መሆን አለበት. አንድ ጊዜ እኛ በኩባንያው ውስጥ ለ … ፊዮዶር ሚካሂሎቪች ዶስቶየቭስኪ ይሁን። ለማጽደቅ ከፕሮጀክት ፕሮፖዛል ጋር ከአስተዳዳሪው ደብዳቤ ደረሰኝ እና ዓባሪው "DlyaFedi.docx" የሚባል ፋይል አካትቷል. ይህንን ከላከኝ ሥራ አስኪያጁ ጋር እንዲህ ዓይነት ውይይት ተደረገ።

- ውድ ሥራ አስኪያጁ፣ ይህንን የተከበረ ሰው ለመቅረብ እና በፌዴያ ፊት ለመጥራት በግልዎ ዝግጁ ነዎት?

- እንደምንም አይደለም, የተከበረ ሰው, ሁሉም ሰው በስሙ እና በአባት ስም ይጠራዋል.

- ለምን ኢንቨስትመንቱን "Dlya Fedy" ብለው ጠሩት? አሁኑኑ ብላክለት ለዚህ ሲፒ ከእኛ መጥረቢያ የሚገዛ ይመስላችኋል?

- በኋላ ልለውጠው ነበር…

ለምን የጊዜ ቦምብ ያዘጋጃል - የደንበኛው እምቅ አለመቀበል - ወይንስ ፋይሉን እንደገና በመሰየም ላይ ያለውን ተጨማሪ ስራ እራስዎ ያከናውናሉ? ለምን ወዲያውኑ ዓባሪውን በትክክል አይሰይሙም: "ለ Fedor Mikhailovich.docx" ወይም እንዲያውም የተሻለ - "KP_Nebo_Topory.docx".

ስለዚህ፣ በኢሜል እንደ "ፊት" ይብዛም ይነስም ተስተካክለናል። ኢሜልን እንደ ውጤታማ ስራ መሳሪያ ወደመመልከት እንሸጋገር እና ትኩረቱን የሚከፋፍልበትን እንነጋገር።

ከደብዳቤዎች ጋር መሥራት

ኢሜል ኃይለኛ ትኩረትን የሚከፋፍል ነው። እንደማንኛውም ትኩረትን የሚከፋፍሉ ደብዳቤዎች ህጎቹን በማጥበቅ እና የስራ መርሃ ግብር በማስተዋወቅ መታከም አለባቸው።

ቢያንስ፣ ስለ ደብዳቤ መምጣት ሁሉንም ማሳወቂያዎች ማጥፋት አለቦት። የመልእክት ደንበኛው በነባሪነት ከተዋቀረ በድምጽ ምልክት ማሳወቂያ ይደርስዎታል እና ከሰዓቱ ቀጥሎ ያለው አዶ ብልጭ ድርግም ይላል እና የደብዳቤው ቅድመ እይታ ይታያል።በአንድ ቃል መጀመሪያ እርስዎን ከሚያስደስት ሥራ ለመንጠቅ ሁሉንም ነገር ያደርጋሉ፣ ከዚያም ባልተነበቡ ደብዳቤዎች እና በማይታዩ ደብዳቤዎች ገደል ውስጥ ያስገባዎታል - ከህይወት አንድ ወይም ሁለት ሰዓት ያህል።

የአንድ ሰው ኃይለኛ የፍላጎት ኃይል በማሳወቂያዎች እንዳይረበሹ ያስችላቸዋል ፣ እና ለተራ ሰዎች ዕጣ ፈንታን አለመፈተን እና እነሱን ማጥፋት አይሻልም። በሞዚላ ተንደርበርድ ውስጥ ይህ በምናሌው ውስጥ ይከናወናል "መሳሪያዎች" → "አማራጮች" → "አጠቃላይ" → "አዲስ መልዕክቶች ሲታዩ"።

ምንም ማሳወቂያዎች ከሌሉ, ደብዳቤ እንደደረሰ እንዴት መረዳት ይቻላል?

በጣም ቀላል። አንተ ራስህ፣ አውቀህ፣ ደብዳቤን ለመተንተን ጊዜ መድበህ፣ የመልዕክት ደንበኛውን ከፍተህ ያልተነበቡ መልዕክቶችን ሁሉ ተመልከት። ይህ በቀን ሁለት ጊዜ ለምሳሌ በምሳ ሰዓት እና ምሽት, ወይም በግዳጅ ማቆሚያ ጊዜ, ለምሳሌ በትራፊክ መጨናነቅ.

ብዙ ጊዜ የሚጠየቁ፣ ስለ ምላሽ ጊዜዎች እና አስቸኳይ ኢሜይሎችስ? መልሱ ነው: በፖስታ ውስጥ ምንም አስቸኳይ ደብዳቤዎች የሉዎትም. በደንበኛ ድጋፍ ክፍል ውስጥ ካልሰሩ በስተቀር (እንዲህ ዓይነቱ ክፍል ከደብዳቤ ጋር ለመስራት የራሱ ደንቦች አሉት).

አስቸኳይ ደብዳቤዎች ካሉ, ላኪው ስለዚህ ጉዳይ በሌሎች ቻናሎች - ስልክ, ኤስኤምኤስ, ስካይፕ ያሳውቅዎታል. ከዚያ ሆን ብለው ወደ የፖስታ ደንበኛው ገብተው አስቸኳይ ደብዳቤን ያስኬዳሉ። የሁሉም ጊዜ አስተዳደር ጉሩስ (ለምሳሌ፡ Gleb Arkhangelsky with his "Time Drive") እስከ 24 ሰአታት ድረስ ለኢሜል ምላሽ የመስጠት መስፈርቱን አውጇል። ይህ የተለመደ የጥሩ ቅፅ ህግ ነው - ከጠያቂው ፈጣን ምላሾችን በኢሜል አይጠብቁ። አስቸኳይ ደብዳቤ ካለ በፈጣን የመገናኛ ዘዴዎች አሳውቁ።

ስለዚህ፣ ማሳወቂያዎችን አጥፍተናል እና አሁን በፕሮግራማችን መሰረት የፖስታ ደንበኛውን እናበራለን።

ወደ ደብዳቤ ገብተን "ኢሜል መተንተን" የሚባሉ ተግባራትን ስንጀምር ምን ማድረግ አለብን? የዚህ ሥራ መጀመሪያ እና መጨረሻ የት ነው?

ስለ ዜሮ ኢንቦክስ ሲስተም ብዙ ሰምቻለሁ፣ ግን በሚያሳዝን ሁኔታ እሱን ሲጠቀም አንድም ሰው አላገኘሁም። መንኮራኩሬን ማደስ ነበረብኝ። በዚህ ርዕስ ላይ በ Lifehacker ላይ መጣጥፎች አሉ። ለምሳሌ, "". ከዚህ በታች ስለ ዜሮ የገቢ መልእክት ሳጥን ስርዓት በትርጓሜዬ እናገራለሁ ። GTD ጉሩዎች በአስተያየቶቹ ውስጥ ቢፈትሹ ፣ የተገለጸውን ስርዓት ቢጨምሩ ወይም ቢያሻሽሉ አመስጋኝ ነኝ።

ኢሜል ለእንቅስቃሴዎችዎ የተግባር መርሐግብር ወይም ማህደር አለመሆኑን መረዳት እና መቀበል አስፈላጊ ነው። ስለዚህ, "Inbox" አቃፊ ሁልጊዜ ባዶ መሆን አለበት. አንዴ የገቢ መልእክት ሳጥንህን መተንተን ከጀመርክ አታቁም ወይም በምንም ነገር አትረበሽ ይህን አቃፊ ባዶ እስክታደርገው ድረስ።

በገቢ መልእክት ሳጥንዎ ውስጥ በኢሜይሎች ምን ማድረግ አለብዎት? እያንዳንዱን ፊደል በቅደም ተከተል ማለፍ እና መሰረዝ ያስፈልግዎታል። አዎ፣ በቁልፍ ሰሌዳው ላይ ሰርዝን ብቻ ምረጥና ተጫን። ደብዳቤውን ለመሰረዝ እራስዎን ማምጣት ካልቻሉ, በእሱ ላይ ምን ማድረግ እንዳለቦት መወሰን አለብዎት.

1. በሶስት ደቂቃዎች ውስጥ መልስ መስጠት ይችላሉ? መልስ መስጠት አለብኝ? አዎ, አስፈላጊ ነው, እና መልሱ ከሶስት ደቂቃዎች ያልበለጠ ጊዜ ይወስዳል, ከዚያም ወዲያውኑ ይመልሱ.
2. መልስ መስጠት አለብዎት, ግን መልሱን ማዘጋጀት ከሶስት ደቂቃዎች በላይ ይወስዳል. ኢሜልን ወደ ተግባር ለመለወጥ የሚያስችል ተግባር እቅድ አውጪ ከተጠቀሙ ኢሜልዎን ወደ ተግባር ይለውጡት እና ለተወሰነ ጊዜ ይረሱት። ለምሳሌ፣ ፍጹም ድንቅ የሆነውን Doit.im አገልግሎትን እጠቀማለሁ። የግል ኢሜል አድራሻ እንዲፈጥሩ ይፈቅድልዎታል-ደብዳቤ ወደ እሱ ያስተላልፉታል እና ወደ ተግባር ይቀየራል። ነገር ግን የተግባር መርሐግብር አውጪ ከሌለህ ደብዳቤውን ወደ "0_Run" ንዑስ አቃፊ ውሰድ።
3. ለደብዳቤ ፈጣን ምላሽ ከሰጠ በኋላ, ወደ ተግባር ወይም ቀላል መተዋወቅ, ከዚህ መልእክት ቀጥሎ ምን እንደሚደረግ መወሰን ያስፈልግዎታል: ይሰርዙት ወይም ለረጅም ጊዜ ማከማቻ ወደ አንዱ አቃፊ ይላኩት.

የእኔ የረጅም ጊዜ ማከማቻ አቃፊዎች እነኚሁና።

• 0_ሩጡ። እንደዚህ አይነት አቃፊ የለኝም, ነገር ግን እቅድ አውጪ ከሌለዎት, እደግማለሁ, ዝርዝር ጥናት የሚጠይቁ ፊደሎችን እዚህ ማስቀመጥ ይችላሉ. ይህ አቃፊ በመደበኛነት ማጽዳት አለበት, ነገር ግን በልዩ ሁኔታ በተወሰነ ጊዜ በጥንቃቄ አቀራረብ.
• 1_ማጣቀሻ. ከጀርባ መረጃ ጋር ደብዳቤዎችን የማስቀመጥበት ቦታ ነው፡ የእንኳን ደህና መጣችሁ ደብዳቤዎች ከተለያዩ የድህረ ገጽ አገልግሎቶች መግቢያዎች፣ ለሚመጡት በረራዎች ትኬቶች እና የመሳሰሉት።
• 2_ፕሮጀክቶች። በአጋሮች እና ፕሮጄክቶች ላይ የደብዳቤ ልውውጥ መዝገብ እዚህ ተቀምጧል። በተፈጥሮ ለእያንዳንዱ ፕሮጀክት ወይም አጋር የተለየ አቃፊ ይፈጠራል።በባልደረባ አቃፊ ውስጥ ከሰራተኞቹ ብቻ ሳይሆን ከዚህ አጋር ጋር የተዛመዱ የ "ገነት" ሰራተኞች ደብዳቤዎችን አስቀምጫለሁ. በጣም ምቹ: አስፈላጊ ከሆነ, በፕሮጀክቱ ላይ ያሉት ሁሉም ደብዳቤዎች በሁለት ጠቅታዎች ውስጥ ይገኛሉ.
• 3_ሙዚየም. እዚህ እነዚያን ደብዳቤዎች ለመሰረዝ አዝኛለሁ, እና የእነሱ ጥቅሞች ግልጽ አይደሉም. እንዲሁም፣ ከ"2_ፕሮጀክቶች" የተዘጉ ፕሮጀክቶች ያላቸው አቃፊዎች ወደዚህ ይሰደዳሉ። በአንድ ቃል, ለመሰረዝ የመጀመሪያዎቹ እጩዎች በ "ሙዚየም" ውስጥ ይቀመጣሉ.
• 4_ሰነዶች። ለሂሳብ አያያዝ ለወደፊቱ ጠቃሚ ሊሆኑ የሚችሉ የኤሌክትሮኒክስ ናሙናዎች ደብዳቤዎች ለምሳሌ ከደንበኞች የማስታረቅ መግለጫዎች, የጉዞ ትኬቶች. ማህደሩ ከ "2_ፕሮጀክቶች" እና "1_Sprav" አቃፊዎች ጋር ብዙ የሚያመሳስለው ነገር አለው፣ በውስጡም የሂሳብ መረጃ ብቻ ተከማችቷል፣ እና የአስተዳደር መረጃ በ"2_Projects" አቃፊ ውስጥ ተቀምጧል። በ "4_Documents" - የሞተ መረጃ እና በ "2_ፕሮጀክቶች" ውስጥ - ሕያው.
• 5_እውቀት። ለመነሳሳት ወይም መፍትሄዎችን ለማግኘት ከተወሰነ ጊዜ በኋላ ልመለስባቸው የምፈልጋቸውን በጣም ጠቃሚ የፖስታ መልእክቶችን የምጨምርበት እዚህ ነው።

ለዚህ ሥርዓት ሥራ አስፈላጊ የሆኑ ሌሎች የደብዳቤ ደንበኛ ቅንብሮች አሉ። በመጀመሪያ፣ በነባሪ፣ ተንደርበርድ የተነበበ አመልካች ሳጥን እንደተመረጠ የማርክ መልእክቶች አሉት። ሆን ብዬ ማድረግ እመርጣለሁ, ስለዚህ አመልካች ሳጥኑ ጠፍቷል! ይህንን ለማድረግ ወደ ምናሌው ይሂዱ "መሳሪያዎች" → "አማራጮች" → "የላቀ" → "አንብብ እና አሳይ".

ሁለተኛ, እንጠቀማለን ማጣሪያዎች … ከዚህ ቀደም በላኪው አድራሻ ላይ ተመስርተው ፊደላትን ወደ ተገቢ አቃፊዎች የሚልኩ ማጣሪያዎችን በንቃት ተግባራዊ አድርጌ ነበር። ለምሳሌ, ከጠበቃ የተላኩ ደብዳቤዎች ወደ "ጠበቃ" አቃፊ ተወስደዋል. ይህንን አካሄድ በተለያዩ ምክንያቶች እምቢ አልኩኝ። አንደኛ፡ በ99% ከሚሆኑት ጉዳዮች የሕግ ባለሙያ የተፃፉ ደብዳቤዎች ፕሮጀክትን ወይም አጋርን ያመለክታሉ፣ ይህ ማለት ወደዚህ አጋር ወይም ፕሮጀክት አቃፊ መወሰድ አለባቸው ማለት ነው። ሁለተኛ፣ ግንዛቤን ለመጨመር ወሰንኩ። እርስዎ እራስዎ አንድ የተወሰነ ደብዳቤ የት እንደሚቀመጥ መወሰን አለብዎት, እና ያልተስተካከሉ መልዕክቶችን በአንድ ቦታ ብቻ መፈለግ የበለጠ አመቺ ነው - በገቢ መልእክት ሳጥን ውስጥ. አሁን ማጣሪያዎችን የምጠቀመው ከተለያዩ ስርዓቶች አውቶማቲክ የሆኑ መደበኛ ፊደላትን ወደ አቃፊዎች ማለትም ውሳኔ ለማድረግ የማያስፈልጉኝን ፊደሎች ለመከፋፈል ብቻ ነው። በሞዚላ ተንደርበርድ ውስጥ ያሉ ማጣሪያዎች በ Tools → Message Filters ሜኑ ውስጥ ተዋቅረዋል።

ስለዚህ, በትክክለኛው አቀራረብ, ኢሜል በቀን ከ 10 እስከ 60 ደቂቃዎች መውሰድ አለበት, ይህም እንደ የደብዳቤው መጠን ይወሰናል.

አዎ, እና አንድ ተጨማሪ ነገር. ስለ አዲስ ደብዳቤዎች መምጣት ማሳወቂያዎችን አስቀድመው አጥፍተዋል፣ አይደል?;)