ስብሰባዎችን የበለጠ ውጤታማ ለማድረግ እንዴት እንደሚቻል

2024 ደራሲ ደራሲ: Malcolm Clapton | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 03:45

ሥራ ፈጣሪ እና ባለሀብት ሬይ ዳሊዮ የተሳካ ስብሰባዎችን ሚስጥሮች አጋርተዋል።

1. ስብሰባው ማን እንደሚመራ እና ለማን እንደሚካሄድ ይወስኑ

ማንኛውም ስብሰባ የአንድን ሰው ግብ ማሳካት አለበት። ውይይቱን መምራት ያለበት ይህ ሰው ነው። የስብሰባውን ዓላማዎች እና እንዴት መፍታት እንደሚቻል ይለያል. አለበለዚያ ሁሉም ሰው በዘፈቀደ ይናገራል, እና ምንም ውጤታማ ውይይት አይኖርም.

2. ምን ዓይነት የመገናኛ ዘዴ እንደሚኖር ይወስኑ

የስብሰባው ቅርፅ በስብሰባው ዓላማ ላይ የተመሰረተ ነው. ለምሳሌ የውይይት እና የማስተማሪያ ትምህርት በተለያዩ መንገዶች ይካሄዳል። ውይይቶች ብዙ ጊዜ ይወስዳሉ. ብዙ ተሳታፊዎች በበዙ ቁጥር የበለጠ እየጎተቱ ይሄዳሉ። ስለዚህ የስብሰባ ተሳታፊዎችን በጥንቃቄ ይምረጡ።

በአንተ አስተያየት የሚስማሙትን ብቻ አትጋብዝ። ከሁለቱም የቡድን አስተሳሰብ፣ ተሳታፊዎች የራሳቸውን አስተያየት በማይገልጹበት ጊዜ እና ነጠላ ውሳኔዎችን ያስወግዱ።

3. ጽናት እና ክፍት ይሁኑ

ግጭቶችን ማስተዳደር፣ ከችግር መውጣት እና ጊዜዎን በጥበብ መምራት ይኖርብዎታል። ብዙ ጊዜ ልምድ የሌለው ሰራተኛ ሲናገር ችግሮች ይከሰታሉ። ለእርስዎ የበለጠ አስፈላጊ የሆነውን ነገር ይመዝኑ: የእሱን አስተያየት ሳይወያዩበት ጊዜ ይቆጥቡ, ወይም እሱ እንዴት እንደሚያስብ ይረዱ. ሁለተኛው አማራጭ አንድ ሰው አንዳንድ ኃላፊነቶችን እንዴት እንደሚቋቋም ለመወሰን ይረዳል. ጊዜ ካላችሁ, እሱ የተሳሳተበትን ቦታ ከእሱ ጋር ተነጋገሩ. ግን ሁሌም የራስህ ስህተት ተቀበል።

4. ከአንዱ ርእሰ ጉዳይ ወደ ሌላው አይዝለሉ።

ስለዚህ በስብሰባው ላይ አንድም ጉዳይ አይፈታም. ይህንን ለማስቀረት ውይይቱን በጠረጴዛው ላይ ምልክት ያድርጉበት።

5. የውይይቱን አመክንዮ ይከተሉ

በክርክር ወቅት ስሜቶች ከፍ ከፍ ይላሉ እና እውነታውን በትክክል ለመረዳት አስቸጋሪ ያደርጉታል። የተረጋጋ እና ምክንያታዊ ይሁኑ። ለምሳሌ, ሰዎች አንዳንድ ጊዜ "እውነት ነው ብዬ አስባለሁ" ይላሉ እና ከዚያ እንደተረጋገጠ እውነታ ይሠራሉ. ምንም እንኳን ጠላቶቻቸው ሁኔታውን ፈጽሞ በተለየ መንገድ ቢያዩትም. ስለዚህ በንግግሩ ውስጥ አመክንዮ ያሸንፋል, እና ስሜቶች አይደሉም, እንደዚህ አይነት ሰው "እውነት እውነት ነው?"

6. የእያንዳንዱን ተሳታፊ ኃላፊነቶች ያሰራጩ

ውሳኔዎች በቡድን ሲወሰኑ ብዙውን ጊዜ ኃላፊነቶችን መመደብ ይረሳሉ. ከዚያም ማን ምን ማድረግ እንዳለበት እና ተጠያቂው ማን እንደሆነ ግልጽ አይደለም. የእያንዳንዱን የቡድን ውሳኔ አባል ኃላፊነቶች በግልፅ መግለፅዎን ያረጋግጡ።

7. የሁለት ደቂቃዎች ደንብ አስገባ

ሁሉም ሰው ሃሳቡን በእርጋታ እንዲገልጽ ሁለት ደቂቃ ስጡ። እና ከዚያ በኋላ ብቻ የእሱን ሀሳብ ተወያዩበት. በዚህ መንገድ ሁሉም ተሳታፊዎች መቆራረጥ ወይም አለመረዳት ሳይፈሩ ሃሳባቸውን ይገልጻሉ።

8. ቶሎ የሚናገሩትን አቁም።

ፈጣን ንግግር ለመረዳት አስቸጋሪ ነው. አንዳንዶች በዚህ አጋጣሚ ይጠቀማሉ. ሰዎች አንድ ነገር ባይገባቸውም ሞኝ እንዲመስሉ አይፈልጉም እና እንደገና አይጠይቁም። ለዚህ ማጥመጃ አትውደቁ። ማናቸውንም አሻሚዎች ግልጽ ማድረግ እና አለመግባባቶችን መፍታት የእርስዎ ኃላፊነት ነው። ስለዚህ፣ “ይቅርታ፣ አላገኘሁትም። የበለጠ በቀስታ መናገር ይችላሉ? እና ከዚያ የጥያቄዎችን የኋላ ታሪክ ይጠይቁ።

9. ውይይቱን ማጠቃለል

ሁሉም ሰው ሀሳቦችን ከተለዋወጡ, መደምደሚያዎችን ይሳሉ. በስብሰባው ላይ ስምምነት ላይ ከደረሱ, ጮክ ብለው ይድገሙት. ካልሆነም እንዲሁ ይበሉ። ለወደፊቱ ስራዎችን ለይተው ካወቁ, በተሳታፊዎች መካከል ያሰራጩ እና የመጨረሻውን ጊዜ ይግለጹ.

ሁሉም ሰው እንዲደርስባቸው መደምደሚያዎችን, የስራ ንድፈ ሃሳቦችን እና ችግሮችን ይፃፉ. ይህ እድገትን ለመከታተል ቀላል ያደርገዋል።