ውጤታማ እንዲሆኑ ስብሰባዎችን እንዴት ማቀድ እንደሚቻል

2024 ደራሲ ደራሲ: Malcolm Clapton | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 03:45

ጊዜህን አታጥፋ።

ስብሰባዎችን ላይወዱት ይችላሉ፣ ግን አሁንም እነሱን መያዝ አለቦት። ይህ በማንኛውም ኩባንያ ውስጥ የስራ ሂደት አስፈላጊ አካል ነው. ቀጠሮዎችን የበለጠ ጠቃሚ እና ፈጣን ለማድረግ አንዱ መንገድ በጥንቃቄ መርሐግብር ማስያዝ ነው። የኢኮኖሚክስ ዶክተር ኦልጋ ዴሚያኖቫ መጽሐፍ ፈጣን እና ውጤታማ ስብሰባዎች. የሚፈለገውን ውጤት ለማግኘት ከዝግጅት ጀምሮ።

በአሳታሚው ቤት ፈቃድ "Alpina PRO" Lifehacker ከሁለተኛው ምዕራፍ የተቀነጨበ ያትማል።

ስብሰባዎች እራሳቸው ችግር አይደሉም. እንዲያውም አስፈላጊ ናቸው እና የኃይል አስተዳደር ባህሪ ናቸው. ለረጅም ጊዜ የማይጠቅሙ እና ውጤታማ ያልሆኑ ስብስቦችን ማስወገድ ያስፈልግዎታል.

በጣም የተለመዱ የስብሰባ ዓይነቶች:

• በየሳምንቱ;
• ስልታዊ;
• ሠራተኞች;
• ሪፖርት ማድረግ;
• ስብሰባዎችን ማቀድ;
• የአዕምሮ መጨናነቅ;
• የንግድ ንግግሮች እና ስብሰባዎች;
• አጭር መግለጫዎች.

እነዚህ ሁሉ ዓይነቶች በአራት ዋና ዋና ቡድኖች ሊከፈሉ ይችላሉ-

1. በቆይታ: ፈጣን (እስከ 30 ደቂቃዎች) እና ረጅም (ከአንድ ሰአት በላይ);
2. በተሳታፊዎች ብዛት: እስከ 10 ሰዎች ወይም ከዚያ በላይ;
3. በዓላማ: የሥራ, የፖለቲካ እና የመረጃ;
4. በጊዜ: የታቀደ እና ያልታቀደ.

የስብሰባ መርሃ ግብር አስፈላጊ ባህሪያት

ምን ለማቀድ:

• ግቦች;
• አጀንዳ;
• የተጋበዙት ዝርዝር;
• መርሐግብር;
• የመረጃ ቁሳቁሶች;
• ፕሮቶኮሉን የመጠበቅ ሃላፊነት;
• ለንግግሮች የጊዜ ገደብ.

በመጀመሪያ ደረጃ መሪው የስብሰባውን ዓላማዎች ግምት ውስጥ ማስገባት አለበት. ይህ አጀንዳ እና የተሳታፊዎች ዝርዝር, ጊዜ እና ደንቦች መነሻ ነጥብ ነው.

የስብሰባዎቹ ዋና ዓላማዎች፡-

1. አዲስ መረጃ - ለመረጃ ስብሰባ፡-

• አስፈላጊ ዜና እና ፖሊሲ ለውጦች;
• ስለ እቅዶች እና ስልቶች ውይይት;
• የአጭር ጊዜ ትንበያ;
• የአዳዲስ ምርቶች እና አቀራረቦች አቀራረብ;
• የበጀት ውይይት;
• የሰራተኞች ጉዳዮች ።

2. ክስተቶችን መከታተል እና ተግባራዊ ውሳኔዎችን ማድረግ - ለመደበኛ ስብሰባዎች፡-

• ዋና ዋና አደጋዎች እና ችግሮች;
• እድገትን ለመገምገም መለኪያዎች;
• ቁልፍ ሂደቶች እና አስፈላጊ ለውጦች ግምገማ;
• ምን እየተከሰተ እንዳለ ውይይት: ምን ጥሩ እየሆነ ነው, ምን መሻሻል ያስፈልገዋል;
• ዋና ትምህርቶች እና የድርጊት ውጤቶች;
• ጥረቶች ማስተባበር;
• ግንኙነቶች.

3. ተነሳሽነት - የፈጠራ ስብሰባዎች, የአዳዲስ አቀራረቦች እድገት እና የቡድን ግንባታ;

• ለድርጊት መነሳሳት;
• የጋራ ውሳኔ መስጠት;
• የግለሰብ እና የጋራ ስኬትን ማክበር.

ስለዚህ ዓላማው የስብሰባውን ዓይነት እና የማደራጀቱን ሞዴል ይነካል. ለምሳሌ፣ የማጠቃለያ ክፍለ ጊዜዎች በተሳታፊዎች ብዛት እና በጊዜ ርዝመት ይለያያሉ። መደበኛዎቹ የታቀዱ ተፈጥሮዎች ናቸው, በጊዜ ፈጣን ናቸው እና የተወሰነ ቁጥር ያላቸው ተሳታፊዎች. የፈጠራ ስብሰባዎች ልዩ ዝግጅት ያስፈልጋቸዋል: የቤት እቃዎችን ማደራጀት (ብዙውን ጊዜ የተለየ ጠረጴዛዎች), ሻይ, ቡና እና መደበኛ ያልሆነ አቀማመጥ; የአለባበስ ኮድን ማክበርን አይጠይቁ.

የአይዘንሃወር ማትሪክስ ለስብሰባ ጥያቄዎች ደረጃ አሰጣጥ

ስብሰባ ጠቃሚ ውሳኔዎች የሚተላለፉበት እና ችግሮችን የሚፈቱበት መድረክ መሆኑ ሊታወስ ይገባል። የአይዘንሃወር ማትሪክስ ሁሉም ችግሮች እና ጥያቄዎች የሚሰበሰቡበት መስክ ነው። በአስፈላጊነት እና በአስቸኳይ ደረጃ የተቀመጡ ናቸው.

	በአስቸኳይ	አትቸኩል
አስፈላጊ	ሀ	ለ
ምንም አይደል	ሲ	ዲ

ካሬ A: አስፈላጊ እና አስቸኳይ ጉዳዮች

አስፈላጊ እና አስቸኳይ ጉዳዮች አደባባይ ባዶ ወይም ትንሽ መሆን አለበት። ይህ የማለቂያ ቀንዎን እንደሚያሟሉ ያሳያል። ብዙ እንደዚህ ያሉ ሁኔታዎች ካሉ, ይህ የተበታተነ ምልክት ነው. አራት ማዕዘን ሊሆኑ የሚችሉ ጉዳዮች ምሳሌዎች፡-

• ከተግባራዊ ተግባራትዎ ጋር በቀጥታ የሚዛመዱ እና አፈጻጸምዎን የሚነኩ ጉዳዮች;
• ጉዳዮችን, አለመሳካቱ ችግሮችን ሊፈጥር ይችላል;
• በቡድኑ ውስጥ ከጤና እና ከሥነ ልቦና የአየር ሁኔታ ጋር የተያያዙ ጉዳዮች;
• የቡድኑን ደህንነት የሚነኩ ጉዳዮች;
• ጉዳዮች፣ ውጤቶቹ መቀናጀት ወይም ለአስተዳደርዎ መቅረብ አለባቸው።

ካሬ ለ፡ አስፈላጊ ግን አስቸኳይ ጉዳዮች አይደሉም

ሥራዎች ወይም ጉዳዮች አጣዳፊ ካልሆኑ እና መቼ መጠናቀቅ እንዳለባቸው ምንም ዝርዝር ነገር ከሌለ, አስፈፃሚው ራሱ ጊዜውን ይመድባል. ይህ ካሬ በድርጅቱ ውስጥ ከእርስዎ ተግባር ጋር የሚዛመዱትን ሁሉንም ነገሮች ያካትታል, በመደበኛነት የሚሰሩትን, እና እንደ አንድ ደንብ, የእነሱ ትግበራ በድርጅቱ ውስጥ ካለው አጠቃላይ የጊዜ ሰሌዳ ጋር የተያያዘ ነው (ለምሳሌ, የመጨረሻውን ዝግጅት ማዘጋጀት). ሪፖርት ማድረግ). የተወሰነ ጊዜ የሚጠይቁ የምርምር ስራዎች ለእንደዚህ አይነት ጉዳዮችም ሊወሰዱ ይችላሉ, ነገር ግን የጉልበት ወጪዎች መጠን እስከሚጠናቀቅበት ጊዜ ድረስ ግልጽ አይደለም. የአንደኛው እና የሁለተኛው አደባባዮች ተግባራት በቋሚነት ቁጥጥር ሊደረግባቸው ይገባል, እና ስለዚህ በስብሰባዎች አጀንዳ ውስጥ ማካተት ተገቢ ነው.

ካሬ C: አስቸኳይ ነገር ግን አስፈላጊ ያልሆነ ንግድ

እነዚህ ትኩረትን የሚከፋፍሉ ነገሮች ናቸው። ብዙውን ጊዜ, በቀላሉ አስፈላጊ በሆኑ ተግባራት ላይ በማተኮር እና ውጤታማነትን ይቀንሳሉ. ሁልጊዜ ግቦችዎን ያስታውሱ እና በአስፈላጊ እና በሁለተኛ ደረጃ መካከል ያለውን ልዩነት ይወቁ.

ወደዚህ አደባባይ መግባት ተገቢ ነው፡-

• ከጎን የሆነ ሰው የተጫኑ ስብሰባዎች ወይም ድርድሮች;
• የበታች ሊፈቱ የሚችሉ ጉዳዮች ላይ ውይይት;
• የንግድ ያልሆኑ ጉዳዮች ላይ ውይይት;
• ረቂቅ ርዕሶች ውይይት.

ካሬ ዲ: አስቸኳይ ያልሆኑ እና አስፈላጊ ያልሆኑ ጉዳዮች

በዚህ ምድብ ውስጥ ያሉ ጉዳዮች እርስዎን በፕሮጀክቶች ውስጥ አያስተዋውቁዎትም፣ ነገር ግን በእነሱ ላይ ከመስራት ይረብሹዎታል።

• ምንም ጥቅም አያመጣም;
• ከእነሱ ጋር ጨርሶ ላለመያዝ ጠቃሚ ነው;
• ጊዜ በላተኞች።

ለእያንዳንዱ ግብ መሪው የሚከተሉትን ጥያቄዎች ይጠይቃል።

• በጥያቄ ውስጥ ያለውን ጉዳይ በተመለከተ መረጃ እና እውቀት ያለው ማነው?
• ይህ ጉዳይ የማንን ፍላጎት ይነካል?
• ውሳኔው በማን ላይ የተመሰረተ ነው?
• መወያየት ያለበትን መረጃ ማን ማወቅ አለበት?
• የተወሰዱትን ውሳኔዎች ማን ተግባራዊ ያደርጋል?

የፕሮጀክት ስብሰባዎችን ሲያዘጋጁ የ99/50/1 ዘዴን መጠቀም ይችላሉ።

መሪው በፕሮጀክቱ ውስጥ በሦስት አስፈላጊ ነጥቦች ላይ ስብሰባዎችን ያዘጋጃል.

• መጀመሪያ ላይ - ሁሉንም ተሳታፊዎች በፕሮጀክቱ ፍጥነት እና በቡድን ግንባታ ውስጥ ለማጥለቅ;
• በመካከለኛ ደረጃ - አስፈላጊ ከሆነ የተከናወነውን ሥራ ውጤት እና ተጨማሪ ማስተካከያዎችን ለመወያየት;
• በማጠናቀቂያው መስመር ፣ ከጠቅላላው የድምፅ መጠን 1% እውን መሆን ሲቀረው - ለቅድመ ማጠቃለያ።

ይህ ጊዜ በስብሰባዎች ላይ ጊዜዎን በተሻለ ሁኔታ እንዲጠቀሙበት ይረዳዎታል።

አጀንዳ

አጀንዳ በስብሰባው የሚፈታ የተግባር እቅድ ነው። የእያንዳንዱን ንግግር ጊዜ በግልፅ መግለፅ, ለውይይት የተለየ ጊዜ መመደብ እና ከሁሉም ተሳታፊዎች አስተያየት መስጠት ያስፈልጋል.

የስብሰባ ጊዜዎን ሲያቅዱ የሚከተሉትን ግምት ውስጥ ማስገባት አስፈላጊ ነው.

• በአጀንዳው ላይ ያለው ንጥል አስፈላጊነት;
• ለእያንዳንዱ አፈፃፀም የጊዜ ገደብ;
• አስፈላጊ ከሆነ እረፍቶች;
• ለተጨማሪ አስፈላጊ መረጃ 20% ጊዜ።

አጀንዳው ለሁሉም የስብሰባ ተሳታፊዎች ይላካል።

የጊዜ እና የንግግሮች ዝርዝር ጉዳዮች ጋር አጀንዳ

1. በኮንትራቶች መደምደሚያ ላይ የሥራ ውጤቶች. የ I. ኢቫኖቭ ዘገባ (15 ደቂቃዎች).
2. ዕቃዎችን በማጓጓዝ ላይ ችግሮች. የ I. Petrov ሪፖርት (15 ደቂቃዎች).
3. የፕሮጀክት ስራዎች ውጤቶች እና እቅዶች. የቲ.ሲዶሮቭ ዘገባ (20 ደቂቃዎች).

ከቀኑ 11፡00 ጀምሮ።

12፡15 ላይ ያበቃል።

ፈጣን እና ውጤታማ ስብሰባዎችን ለማድረግ እራስዎን ማሰልጠን ያስፈልግዎታል!

የጊዜ መመሪያዎችዎ፡-

አስፈላጊ እና አስቸኳይ	12 ደቂቃዎች
አስፈላጊ እና አስቸኳይ ያልሆነ	24-36 ደቂቃዎች አስቸኳይ እና አስፈላጊ: 12 ደቂቃዎች - የፓሬቶ መርህ እዚህ ይሠራል: 20% የሚሆነው ጊዜ 80% ውጤቱን ይፈጥራል, በአማካይ የአንድ ሰዓት ስብሰባ (60 ደቂቃዎች), በጣም ውጤታማው ጊዜ 12 ደቂቃ (ከ 60 ደቂቃዎች 20%). አስፈላጊ እና አስቸኳይ ያልሆነ፡- ብዙውን ጊዜ የታቀደ. ለእንደዚህ አይነት ስብሰባዎች ውጤታማ ጊዜ ከ24-36 ደቂቃዎች ነው. የ 60/40 ዘዴ እዚህ ይሠራል ፣ በዚህ መሠረት የቀኑ ዕቅድ ሲያወጣ 40% ነፃ መተው አለበት ፣ 60% ለታቀደው ሥራ መመደብ አለበት ፣ 20% ለ “ያልተጠበቀ” እና 20% በድንገት ለሚነሱ ወይም አብረዋቸው ለሚሆኑ። በአማካይ የአንድ ሰዓት (60 ደቂቃ) የስብሰባ ጊዜ፣ የታቀዱ አስፈላጊ ግን አስቸኳይ ያልሆኑ ጉዳዮች ጊዜ ከ24-36 ደቂቃ (ከ60 ደቂቃ 40-60%)።
አስፈላጊ ያልሆነ እና አስቸኳይ	በስልክ እና በሌሎች የመገናኛ ዘዴዎች ውክልና እና ቁጥጥር, ለመቆጣጠር ከሶስት ደቂቃዎች ያልበለጠ.
አስፈላጊ ያልሆነ እና አስቸኳይ ያልሆነ	በአስተዳደሩ ውክልና እና ቁጥጥር, በአንድ ውክልና ከአንድ ደቂቃ ያልበለጠ.

የተጋበዙ ሰዎች ዝርዝር

በፈጣን ስብሰባዎች ውስጥ ጥሩው የተሳታፊዎች ብዛት ከ5-7 ሰዎች ነው። የስብሰባ መሪው የአመቻች ችሎታ ካለው ከ 8 እስከ 12 ሰዎች ተቀባይነት አላቸው.

ሀሳቦችን ለማመንጨት ፣ ግቦችን እና በረራዎችን ለማዘጋጀት ፣ ጥሩው ጥንቅር ከ 15 ሰዎች ያልበለጠ ነው።

በ Google ላይ ያልተነገረ ህግ አለ - ከፍተኛው የተሳታፊዎች ብዛት ከ 10 አይበልጥም.

Amazon ባለ ሁለት ፒዛ ህግ አለው፡ ሁለት ፒዛዎችን መመገብ የምትችለውን ያህል ሰዎች በስብሰባ ላይ ሊኖሩ ይገባል።

ህግ 8-18-1800 አለ፡-

• ከ 8 ሰዎች ያልበለጠ - የሥራ ጉዳዮችን መፍታት;
• ከ 18 ያልበለጠ - የአዕምሮ ማጎልበት, የጋራ ችግሮችን መፍታት;
• እስከ 1800 ሰዎች - መረጃ እና የመግባባት እድል.

በቤይን እና ኩባንያ የተደረገ ጥናት በውሳኔ ሰጭ ቡድኖች ውስጥ ከእያንዳንዱ ተሳታፊ ከሰባት በላይ መጨመር የ 10% ያህል ውጤታማነት ይቀንሳል ብሏል።

በቀጥታ ተጠያቂዎች በስብሰባዎች ላይ የመሳተፍ ግዴታ አለባቸው.

አፕል ከእያንዳንዱ የስብሰባ ንጥል ቀጥሎ የሚመለከተውን ሰው ስም ይዘረዝራል። ስለዚህ, እያንዳንዱ ሰራተኛ በተመደበው ምድብ ማዕቀፍ ውስጥ ግልጽ የሆነ የኃላፊነት ቦታ አለው.

ብዙ ጊዜ ስብሰባዎችን የምታዘጋጁ ከሆነ, ይህ መጽሐፍ በእርግጠኝነት ጠቃሚ ይሆናል-ኦልጋ ዴሚያኖቫ 16 ዘዴዎችን እና አራት መሳሪያዎችን ለማጥናት በእንደዚህ ዓይነት ስብሰባዎች ውስጥ ያሉትን ሁሉንም ተሳታፊዎች ውጤታማነት ለመጨመር ይረዳል.