በህይወት ውስጥ የጂቲዲ ስርዓትን እንዴት በትክክል መተግበር እንደሚቻል

2024 ደራሲ ደራሲ: Malcolm Clapton | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 03:45

ይህንን የምርታማነት ዘዴ በህይወትዎ በቀላሉ መተግበር የሚችሉበት የደረጃ በደረጃ እቅድ፣ ቅድሚያ የሚሰጧቸውን ነገሮች ያስቀምጡ እና ሁልጊዜ አስፈላጊ ለሆኑ ነገሮች ጊዜ ማግኘት ይችላሉ።

ይህ ቁሳቁስ የ "" መጣጥፍ ቀጣይ ነው. በመጀመሪያ ፣ ብዙ ጥቅም ላይ የዋሉት ፅንሰ-ሀሳቦች እዚያ በዝርዝር ስለተገለጹ እራስዎን ከእሱ ጋር መተዋወቅ ጠቃሚ ነው።

ይህ ጽሑፍ GTD በእውነተኛ ህይወት እንዴት እንደሚተገበር የደረጃ በደረጃ መመሪያ ነው። ስጽፍ የሚከተሉትን መርሆች ተከተልኩ፡-

• ሁለገብነት። እዚህ የተገለጹት ሀሳቦች ሁለንተናዊ ናቸው, እና በእነሱ እርዳታ ሁሉም ሰው በትክክል ከለመዱት አገልግሎቶች ጋር አብሮ የሚሰራ የጂቲዲ ስርዓት ለራሳቸው ይገነባሉ.
• ቀላልነት። ስርዓቱ በቀላሉ ለመጠቀም ቀላል መሆን አለበት። መረጃን ለማስገባት እና ለማስኬድ እንዲሁም ቀጣይ እርምጃዎችን ለማቀድ ቢያንስ ጊዜ እና ጉልበት ማውጣት አለበት። ከዚያ በኋላ ብቻ ስርዓቱ ለረጅም ጊዜ እና ከረጅም እረፍት በኋላ እንኳን ይሰራል-ለምሳሌ ለአንድ ወር ለእረፍት ከሄዱ ፣ ከዚያ ሲመለሱ የንግድ ሥራ አስተዳደርዎን ወደነበረበት መመለስ ይችላሉ።
• አስተማማኝነት. በጣም አስፈላጊው ነገር በስርዓትዎ ውስጥ መተማመን ነው, ማለትም, የታቀደውን ማንኛውንም ነገር አይረሱም, ምክንያቱም በትክክለኛው ጊዜ አስታዋሽ ይመለከታሉ.
• አስፈላጊ በሆኑ ነገሮች ላይ ማተኮር. ስርዓቱ በአሁኑ ጊዜ በሚሰሩት እና በረጅም ጊዜ ውስጥ አስፈላጊ በሆኑ ነገሮች ላይ እንዲያተኩሩ ሊረዳዎ ይገባል.
• ደስታ. የጉዳይ እና የተግባር አስተዳደር ስርዓት ደስታን ያመጣልዎታል. ለምሳሌ፣ ከከባድ ቀን በኋላ ሶፋ ላይ ስትተኛ ስልክህን በእጆችህ ይዘህ፣ የተጠናቀቁትን ስራዎች ከዝርዝሩ ውስጥ አቋርጠህ እውነተኛ ደስታን ታገኛለህ። በተለይም በምርታማነት ግራፍዎ እድገት አሁንም በሚታይበት ጊዜ።

የ GTD ስርዓት 5 ዋና ደረጃዎች

ደረጃ 1. መረጃ መሰብሰብ

ሁሉንም ጉዳዮች, ትንሹን እንኳን ሳይቀር መሰብሰብ አስፈላጊ ነው, ከዚያ ንቃተ ህሊናችን ንጹህ ይሆናል እና በተቻለ መጠን ምርታማ እንሰራለን.

ለዚህም ነው መደበኛ የሥራ ዝርዝሮች አይሰሩም, ምክንያቱም ብዙ ሰዎች ብዙውን ጊዜ በጣም አስፈላጊ የሆኑትን ነገሮች ብቻ ይመዘግባሉ, እና በመቶዎች የሚቆጠሩ አስፈላጊ ያልሆኑ ተግባራት በጭራሽ ግምት ውስጥ አይገቡም. ነገር ግን የአዕምሮ ሃብቶችን ጉልህ ክፍል የሚጠቀሙ እና ወደ ድካም እና ጭንቀት የሚመሩ ተጨማሪ ልምዶችን የሚፈጥሩት እራሳቸውን በመደበኛነት እራሳቸውን በማስታወስ እንደነዚህ ያሉ ትናንሽ ተግባራት ናቸው ።

የጂቲዲ ስርዓት አስፈላጊ ከሆኑ መርሆዎች አንዱ ሁሉንም ስራዎች ከጭንቅላቱ ላይ ሙሉ በሙሉ ማውረድ እና አስፈላጊ ነገሮችን በትክክለኛው ጊዜ ለማስታወስ በሚያስችል አስተማማኝ ስርዓት ውስጥ ማስቀመጥ ነው ።

እንዲሁም ገቢ መረጃዎችን ለመሰብሰብ አነስተኛ ቁጥር ያላቸው ቅርጫቶች ሊኖሩ እንደሚገባ ግምት ውስጥ ማስገባት አለብዎት. በሐሳብ ደረጃ አንድ። ከዚያ በቀላሉ ለመያዝ ቀላል ይሆናል.

ደረጃ 2. የመረጃ ሂደት

በዚህ ደረጃ፣ በገቢ መልእክት ሳጥን ውስጥ ያለውን መረጃ እናስኬዳለን።

በዚህ ደረጃ እንዴት መቀጠል እንደምንችል ሦስት አማራጮች አሉ-

• ስራውን እንደ "እርምጃ" ምልክት ያድርጉበት, ቀጣዩን የማጠናቀቂያ ደረጃ እና የመጨረሻውን ጊዜ ያመለክታል. ስራውን መቼ ማጠናቀቅ እንዳለቦት ገና ግልፅ ግንዛቤ ከሌለዎት የጊዜ ገደብ መግለጽን መዝለል ይችላሉ።
• በእሱ ላይ ምንም ነገር ማድረግ ካላስፈለገዎት መረጃን ወደ "ዳይሬክተሩ" ያንቀሳቅሱ, ነገር ግን ለወደፊቱ ጠቃሚ ሊሆን ይችላል.
• መረጃውን ይሰርዙ, "መጣያ" መሆኑን በመወሰን, ማለትም, በእሱ ላይ ምንም ነገር ማድረግ አያስፈልግዎትም እና ለወደፊቱ ጠቃሚ አይሆንም.

ደረጃ 3. የእንቅስቃሴዎች አደረጃጀት

ሁሉም ድርጊቶች በሚቀጥለው መስመር ውስጥ ያልፋሉ.

ማጣሪያ 1 - "ክሊፕ"

ጥያቄውን እራስዎን ይጠይቁ-ይህን እርምጃ በእውነት ማድረግ አለብኝ? ከተጠራጠሩ ይሰርዙት።

ማጣሪያ 2 - "ውክልና"

ጥያቄውን እራስዎን ይጠይቁ-ይህ መደረግ ካለበት እኔ በግሌ ማድረግ አለብኝ? ካልሆነ እኛ በውክልና እንሰጣለን እና ተጠያቂውን ሰው, የመጨረሻውን ውጤት, የቁጥጥር መካከለኛ ደረጃዎች (መስቀለኛ ነጥቦች) እና የመጨረሻውን ጊዜ እንጠቁማለን.

ድርጊቱ በእርስዎ የሚፈጸም ከሆነ ወደሚቀጥለው ማጣሪያ ይሂዱ።

ማጣሪያ 3 - "እርምጃ"

አንድ ጥያቄ እራስዎን ይጠይቁ-ይህ እርምጃ ከ2-5 ደቂቃዎች በላይ ይወስዳል? ካልሆነ አሁን ያድርጉት እና ጭንቅላትዎን ነጻ ያድርጉ. አዎ ከሆነ፣ እባክዎ ይመዝገቡ።

በስርዓቱ ውስጥ ያሉ ድርጊቶች ከሚከተሉት ዓይነቶች ሊሆኑ ይችላሉ.

"የሚከተሉት እርምጃዎች" አንድ ተግባር ያካተቱ ቀላል ስራዎች (ጥሪ፣ ፃፍ፣ መሄድ እና የመሳሰሉት)። ለምሳሌ, "የዊንተር ጎማዎችን በዊልስ ላይ ቀይር" የሚለው እርምጃ የሚከተሉትን ቀላል ድርጊቶች ያካትታል: ይደውሉ እና ለመኪና አገልግሎት ይመዝገቡ, በቀን መቁጠሪያ ውስጥ ጊዜ ይመድቡ እና በትክክለኛው ጊዜ ወደ መኪና አገልግሎት ይንዱ.

እንደነዚህ ያሉትን ድርጊቶች እንደ ቦታ እና ሁኔታ (በአውድ ዝርዝሮች) ወደ ዝርዝሮች ለመሰብሰብ ምቹ ነው. በመደብር ውስጥ ሲሆኑ ለመግዛት የሚፈልጉትን ሁሉ የሚዘረዝሩበት የመደብር ዝርዝር ወይም በ ወንበር ዝርዝር ውስጥ ከስራ በኋላ በምሽት በሚወዱት ወንበር ላይ ማድረግ የሚችሏቸውን ነገሮች እና ስራዎችን የሚጨምሩበት የመደብር ዝርዝር ሊሆን ይችላል።. ወይም "የአለቃ ጥያቄዎች" ዝርዝር, ለአለቃዎ ያለዎትን ሁሉንም ጥያቄዎች ይጽፋሉ, ስለዚህ ሁሉንም በአንድ ጊዜ መፍታት ይችላሉ.

እኔ ብዙውን ጊዜ እንደዚህ ያሉ ድርጊቶችን በ "Google Calendar" (ቀጠሮዎች እና ዝግጅቶች) ውስጥ ወይም በቶዶስት ውስጥ, ተግባሮችን ለማደራጀት ምቹ በሆነ የደመና አገልግሎት ውስጥ እቀዳለሁ.

"ፕሮጀክቶች" - ለማጠናቀቅ ከአንድ እርምጃ በላይ የሚያስፈልጋቸው ተግባራት. ፕሮጀክቱን ከመሬት ላይ ለማውጣት, ለትግበራው የመጀመሪያ ደረጃዎችን መግለፅ እና በአስተማማኝ ስርዓት ውስጥ ማስታወሻ መተው ያስፈልግዎታል. በውጤቱም, ፕሮጀክቱ ወደ ቀላል ድርጊቶች ሰንሰለት ይቀየራል, እያንዳንዳቸው በሚቀጥሉት አምስት ደቂቃዎች ውስጥ ሊከናወኑ እና ውጤቱን ማግኘት ይችላሉ.

በ Trello ካርዶች ላይ ፕሮጀክቶችን እለጥፋለሁ. ካርዱ ማስቀመጥ ለሚችሉባቸው ፕሮጀክቶች ተስማሚ መያዣ ነው፡-

• የፕሮጀክቱ መግለጫ እና ዓላማ;
• ስለ ፕሮጀክቱ ከሌሎች ሰነዶች ጋር አገናኞች;
• ተጠያቂ የሆኑትን ሰዎች ስም;
• ማለቂያ ሰአት;
• የማረጋገጫ ዝርዝሮች ከሚከተሉት ደረጃዎች ጋር;
• በፕሮጀክቱ ላይ አስተያየቶች;
• አስፈላጊ ፋይሎች እና ወዘተ.

የዘገዩ ድርጊቶች … ያለ ተጨማሪ ክስተቶች ወይም መረጃዎች ቀጣይ ድርጊቶችን ማቀድ ካልቻልን (ለምሳሌ, የመኪና አገልግሎትን ስልክ ቁጥር ለጓደኛዎ እንዲልክ እየጠበቅን ነው, ጎማዎችን በአትራፊነት መቀየር በሚቻልበት ቦታ) እንደነዚህ ያሉትን ድርጊቶች በ "የተዘገዩ" ውስጥ እናስቀምጣለን. " ዝርዝር. እንደ አማራጭ የሆነ ነገር ለመፈተሽ አስታዋሽ ማዘጋጀት ይችላሉ።

እንደነዚህ ያሉ የሥራ ዝርዝሮች እንደ አውድ ዝርዝሮች ሊዋቀሩም ይችላሉ. ለምሳሌ፣ ለረዳትዎ የሰጧቸውን ተግባራት ዝርዝር ይዘርዝሩ።

ዝርዝር "አንድ ቀን" አሁን ንቁ እርምጃ የማይፈልጉ፣ ነገር ግን ወደፊት ልናከናውናቸው የምንፈልጋቸውን ተግባራት ይዟል።

ሊሆን ይችላል:

• መግዛት የሚፈልጓቸው መጻሕፍት, የቪዲዮ ስልጠናዎች እና ኮርሶች;
• ሊያውቁት የሚፈልጓቸው ጠቃሚ ክህሎቶች;
• ለመጎብኘት የሚፈልጓቸው ቦታዎች;
• መግዛት የሚፈልጓቸው ነገሮች.

ይህንን ዝርዝር በየጊዜው መመልከት፣ ማስታወሻ ደብተር መውሰድ እና ወደምትሰራቸው ግቦች መቀየር አለብህ።

ደረጃ 4. መደበኛ ግምገማ

ስርዓቱ እንዲሰራ ከአሁን በኋላ አስፈላጊ ያልሆኑትን ለማጥፋት ዋና ዋና ተግባራትን እና ፕሮጀክቶችን በመደበኛነት መከለስ እና አዲሶቹን ቅድሚያ በመለየት ወደ ሥራ መላክ አስፈላጊ ነው.

ይህንን ግምገማ በመደበኛነት ለማቆየት የሚከተሉትን ምክሮች ይከተሉ።

• ለግምገማ በፕሮግራምዎ ውስጥ ከ30-60 ደቂቃዎች ይተዉ (በመጀመሪያ በሳምንት አንድ ጊዜ በቂ ይሆናል)።
• ቅደም ተከተል የተፃፈበት ፣ ከምን በኋላ የሚመጣውን ለእንደዚህ ያለ ግምገማ የማረጋገጫ ዝርዝር ያዘጋጁ ወይም ያቅዱ። ይህ እቅድ በጣም የተወሳሰበ መሆን የለበትም እና ግምገማው ብዙ ጊዜ ሊወስድዎት አይገባም፣ አለበለዚያ እርስዎ በመደበኛነት አያደርጉትም።

ከዚህ በታች የእኔ ሳምንታዊ አጠቃላይ እይታ ማረጋገጫ ዝርዝር ምሳሌ ነው። እኔ የምመለከታቸው አገልግሎቶችን/ሰነዶችን በሚያሳዩ ተከታታይ ድርጊቶች በማጭበርበር ሉህ ቅርጸት ሰራሁት። በመደበኛ ዝርዝር ሊያዘጋጁት ይችላሉ ወይም ለእርስዎ ምቹ የሆነ ነፃ የእጅ ንድፍ ይሳሉ።

ከእነዚህ ዝርዝር ውስጥ አራቱን በወር ያትሙ። በሳምንታዊ ግምገማው ውስጥ አንዱን በእጃቸው ይውሰዱ እና የተጠናቀቁትን እቃዎች ከዝርዝሩ ውስጥ ያቋርጡ. ይህ ቀላል ልምምድ እነዚህን ግምገማዎች እንዲቀጥሉ ያነሳሳዎታል.

ደረጃ 5. ድርጊቶች

የሳምንቱ እቅድ ሲዘጋጅ, ከዚያ እርምጃ ለመውሰድ ይቀራል. ተግባሮችን በትክክል ከማጠናቀቅ ይልቅ ብዙ ጊዜ በማዘጋጀት በሚያጠፉበት ጊዜ ከግዙፉ የጂቲዲ ጀማሪ ስህተቶች አንዱን ያስወግዱ።

ድርጊቶችዎን የበለጠ ውጤታማ ለማድረግ አንዳንድ ጠቃሚ ምክሮች እዚህ አሉ።

1. በሳምንቱ እቅድ መሰረት ለቀኑ እቅድ ያውጡ. ቀንዎን ወደ ብሎኮች ይከፋፍሉት ፣ ለአስፈላጊ ተግባራት 2-3 ብሎኮችን እና ለሌላ ተግባራት ሁለት ብሎኮችን ያድርጉ። የብሎኮች ቆይታ በአማካይ ከ60-120 ደቂቃዎች ነው. ላልተጠበቁ ተግባራት በብሎኮች መካከል ነፃ ጊዜ ያስገቡ።
2. በፖሞዶሮ ስርዓት ላይ ይስሩ, ለዚህም በስልክዎ ላይ ሰዓት ቆጣሪ ማዘጋጀት ይችላሉ. የእሱ ይዘት ቀላል ነው: በየ 25-30 ደቂቃዎች ስራ, ለአምስት ደቂቃዎች እረፍት ይውሰዱ, እና ከሶስተኛው የስራ እገዳ በኋላ - ረዘም ያለ እረፍት (15-30 ደቂቃዎች). በድምሩ ሶስት ብሎኮች የ30 ደቂቃ፣ የአምስት ደቂቃ እረፍቶች፣ በመቀጠልም ከ15-30 ደቂቃዎች ረጅም እረፍት። ምን ያህል ጊዜ እንደሚከፋፈሉ በመወሰን በቀን 2-4 እንደዚህ አይነት ዑደቶችን ማድረግ ይችላሉ.
3. አስፈላጊ በሆኑ ነገሮች በሚዘጋበት ጊዜ በሌሎች ሰዎች እና በውጫዊ ድምፆች ላለመበሳጨት ይሞክሩ (ለዚህም በጆሮ ማዳመጫዎች ውስጥ ለማተኮር ልዩ ሙዚቃን ማብራት ይችላሉ)።
4. የኃይልዎ መጠን መቼ ከፍተኛ እንደሆነ ይወስኑ (ለምሳሌ ከጠዋቱ 7 እስከ 9 ጥዋት) እና በዚህ ጊዜ ወደ ግላዊ ግቦችዎ የሚያቀርቡዎትን በጣም አስፈላጊ ነገሮችን ያድርጉ።
5. ለቀኑ በጣም ብዙ አስፈላጊ ነገሮችን አታቅዱ: 1-3 በቂ ነው. በቀኑ መገባደጃ ላይ በእቅድዎ ውስጥ የተሻገሩትን ተግባራት ከተመለከቱ በኋላ እርካታ ያገኙ እና ለነገ ተመሳሳይ ተጨባጭ እቅድ ማውጣቱ አስፈላጊ ነው.