የኢሜል ባርያ እንዴት መሆን እንደሌለበት፡ ከ LinkedIn ኃላፊ 7 ምክሮች

2024 ደራሲ ደራሲ: Malcolm Clapton | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 03:45

ብዙ ቁጥር ያላቸው ሰዎች በየቀኑ ተመሳሳይ ችግር ያጋጥማቸዋል-ኢሜል የስራ እና የግንኙነት ሂደቶችን ለማቃለል እና ለማደራጀት የተነደፈ, ብዙውን ጊዜ ወደ ጨካኝ የበላይ ተመልካችነት ይቀየራል, ይህም በእቃ ማጓጓዥያ ቀበቶ ላይ እየሰሩ እንደሆነ, መጪ ሰዎችን እንዲከታተሉ ያስገድድዎታል.. ልክ እንደተዘናጉ፣ በየጊዜው የሚሰበሰበው መረጃ ንፁህ እና ንጹህ የፖስታ ሳጥን በፍጥነት ወደ መጣያ ይለውጠዋል፣ ይህም ወደ ፖስታ እስካልተመለሱ ድረስ ለማጽዳት በጣም ከባድ ይሆናል።

ዛሬ የኢሜል ግንኙነቶችዎን ለማስተዳደር አንዳንድ ቀላል ምክሮችን ከLinkedIn ዋና ስራ አስፈፃሚ ከጄፍ ዌይነር እናመጣለን። ይህ ተረኛ ሰው በየቀኑ በመቶዎች ከሚቆጠሩ ሰዎች ጋር ለመገናኘት ይገደዳል, እና በዚህ የመረጃ መጨናነቅ ውስጥ እንዳይሰምጥ የሚያደርጉ ብዙ ዘዴዎች አሉት.

የእኔ የገቢ መልእክት ሳጥን በመሠረቱ የሥራ ፍሰቴ ማዕከላዊ ማዕከል ሆኗል - በመደበኛነት በዓለም ዙሪያ ባሉ 26 ከተሞች ውስጥ ከ4,300 በላይ ሠራተኞችን በፖስታ እገናኛለሁ። ይህ ማለት ሁልጊዜ የኢሜል አድናቂ ነኝ ወይም በፖስታ የምሰራው ስራ የሲሲፊን ስራ የሚመስልበት ሁኔታ አጋጥሞኝ አያውቅም ማለት አይደለም።

ለማንኛውም፣ ባለፉት አመታት "ደብዳቤ ይቆጣጠኛል" ከሚለው ጽንሰ-ሀሳብ ወደ "ደብዳቤውን እቆጣጠራለሁ" ወደሚለው ጽንሰ-ሀሳብ እንድሸጋገር የሚያስችሉኝ በርካታ ተግባራዊ መመሪያዎችን አዘጋጅቻለሁ።

1. ያነሰ ደብዳቤ መቀበል ይፈልጋሉ - ያነሰ ደብዳቤ ይላኩ

ይህ ምክር አስቂኝ ቀላል ይመስላል, በተለይም እንደዚህ ባለው የተለመደ ችግር አውድ ውስጥ, ነገር ግን ለራሴ, ለተሳካ የኢሜል አስተዳደር ወርቃማ ህግን እቆጥረዋለሁ.

ይህ መደምደሚያ በአንድ የቀድሞ ኩባንያ ውስጥ በምሠራበት ወቅት ወደ እኔ መጣ, ከእኔ ጋር በጣም በቅርብ ከነበሩት ሰዎች መካከል ሁለቱ ኩባንያውን ለቀው በሄዱበት. ከሰዎች ጋር በጣም ውጤታማ በሆነ መንገድ ይግባቡ፣ ጠንክረው ሠርተዋል እና እንደ ተለወጠ፣ ብዙ ደብዳቤ ልከዋል። ለኩባንያው እየሰሩ በነበሩበት ወቅት በኢሜል የሚደረጉ የደብዳቤ ልውውጥ መጠን ሙሉ በሙሉ የተለመደ ይመስላል ነገር ግን ከሄዱ በኋላ በፖስታዬ ውስጥ ያለው የትራፊክ ፍሰት ከ20-30 በመቶ ቀንሷል።

በደብዳቤው ውስጥ ያለው ይህ ሁሉ ተግባር ፊደሎቻቸው ብቻ አይደሉም፡ ለእነርሱ የሰጠኋቸው መልሶች ነበሩ፣ ነገር ግን ከደብዳቤው ጋር የተያያዙ የሁሉም አድራሻዎች ደብዳቤዎችና መልሶች ነበሩ። ብዙ ጊዜ እነዚህ መልእክቶች በውይይቱ ውስጥ የግዴታ ተሳትፎ አያስፈልጋቸውም።

ከዚያን ጊዜ ጀምሮ, ለራሴ ግልጽ የሆነ ቅድመ ሁኔታ አዘጋጀሁ - ሳያስፈልግ መጻፍ አይደለም. ውጤቱ፡ ያነሰ የፖስታ መልእክት እና ተጨማሪ የገቢ መልእክት ሳጥን ማዘዝ የስራ እንቅስቃሴዎችን ሳያበላሹ። ከዚያን ጊዜ ጀምሮ, ከዚህ ደንብ ላለመውጣት ሞከርኩ.

2. በመጠባበቅ ላይ ያሉ ኢሜይሎችን ያልተነበቡ እንደሆኑ ምልክት ያድርጉባቸው

ኢሜል እንዳልተነበበ ምልክት ማድረግ በደብዳቤ የምሰራበትን መንገድ ለውጦታል። በሚመጡት ፊደሎች በፍጥነት ማለፍ, በጣም አጣዳፊ የሆኑትን ወዲያውኑ መልስ መስጠት እና አላስፈላጊ የሆኑትን መሰረዝ በቂ ነው. በኋላ መመለስ ያለብኝ ተመሳሳይ ፊደላት፣ ጊዜ ካለ፣ እንዳልተነበቡ ምልክት አደርጋለሁ። ይህ አንድ አስፈላጊ ደብዳቤ, አንብቦ እና መልስ ሳይሰጥ, ይረሳል እና በፖስታ ሳጥኑ ውስጥ ይቀበራል የሚለውን ፍራቻ ያስወግዳል. ተመሳሳዩ አቀራረብ አንድ ዓይነት የ ToDo ዝርዝርን እንድንተገብር ያስችለናል, ይህም በኋላ ላይ መመለስ አለብኝ.

እያንዳንዱን የስራ ቀን በትንሹ በመጠባበቅ ላይ ባሉ ፊደሎች ለመጨረስ እሞክራለሁ፣ እና እንደ እውነቱ ከሆነ እነሱ በጭራሽ መሆን የለባቸውም። በዚህ ቀን ወደ እነርሱ ለመመለስ ጊዜ ከሌለኝ በሚቀጥለው የስራ ቀን ጠዋት አብሬያቸው እጀምራለሁ።

3. ግልጽ የሆነ የደብዳቤ መላኪያ መርሃ ግብር አዘጋጅ

ባለፉት ጥቂት አመታት ውስጥ ህይወቴ በስራ ቀናት ውስጥ በትክክል ግልጽ በሆነ የጊዜ ሰሌዳ መሰረት እየሄደ ነው። ከጠዋቱ 5፡ 00-5፡ 30 ሰዓት ከእንቅልፍ ይነሳሉ፡ አንድ ሰአት ወደ ፖስታ ቤት፡ ዜና ማንበብ፡ ቁርስ፡ ከልጆች ጋር መጫወት፡ ስልጠና፡ ቢሮ፡ መምጣት፡ ልጆቹን እንዲተኙ፡ ከባለቤቱ ጋር እራት፡ ማረፍ (ብዙውን ጊዜ ይህ በማስታወቂያዎች እና አሰልቺ ጊዜዎች የገቢ መልእክት ሳጥን አቃፊውን በማጽዳት ቴሌቪዥን ማየት ነው)።

እንዲህ ዓይነቱን መርሃ ግብር በማክበር ደብዳቤውን በቀላሉ ማስተዳደር እንደምችል ተገለጠ ፣ ሆኖም መርሃግብሩ ትንሽ እንደተለወጠ ፣ ብጥብጥ በፖስታ ሳጥን ውስጥ ይጀምራል።

በዚህ ሁኔታ, ሳጥንዎ በድንገት ሳይታወቅ እንደሚቀር በመገንዘብ እየጨመረ የሚሄደው ግፊት አይሰማዎትም. መርሐግብርን በትክክል ማቆየት ነገሮችን ለመቆጣጠር ይረዳል። ቤንጃሚን ፍራንክሊንን ረድቷል፣ እርስዎንም ይረዳል።

4. እራስዎን የበለጠ በግልፅ ይግለጹ

የተሰበረውን የስልክ ጨዋታ አስታውስ? በዚያን ጊዜ በጣም አስቂኝ ነበር, አሁን ግን ሁሉም ነገር በስራ እና በንግድ ጽንሰ-ሀሳብ ውስጥ ይቆጠራል, እና ለጨዋታዎች ምንም ጊዜ የለም.

ቃላቶች በጣም አስፈላጊ ናቸው እና አሻሚ እና አለመግባባትን ለማስወገድ በጣም በጥንቃቄ መምረጥ አለባቸው. የእርስዎን ጽሑፍ ለመረዳት የበለጠ ግልጽ ባልሆኑ እና ግልጽ በሆነ መጠን፣ የመጀመሪያውን ለማብራራት የሚጠይቅ ሁለተኛ ደብዳቤ የማግኘት ዕድሉ ይቀንሳል።

5. ስለ ተቀባዮች አስቡ

ብዙውን ጊዜ የቶ እና ሲሲ መስኮች በብዙዎች ዘንድ ተመሳሳይ እንደሆኑ የተገነዘቡ ይመስላል። እንደውም በእነሱ እርዳታ ከተቀባዮቹ መካከል ምላሽ እንደሚጠብቁ እና የደብዳቤው ቅጂ ለማን እንደተላከ በማያሻማ ሁኔታ ግልጽ ማድረግ ይችላሉ።

በእርግጥ ምላሽ የሚፈለግባቸውን ተቀባዮች አለማጉላት በደብዳቤው ላይ ሽብር እና ግራ መጋባት ለመፍጠር ፈጣኑ መንገድ ነው። ከ1 ተቀባይ ይልቅ 6 ተቀባዮች እና 5 ቅጂዎች 5 ተጨማሪ ሊሆኑ የሚችሉ ምላሾች ናቸው፣ እያንዳንዳቸው ወደ ሙሉ የተለየ የፊደል ሰንሰለት ማደግ ይችላሉ።

6. ደረሰኝ ያረጋግጡ

እንደ ተቀባዩ ከተጠቁሙ እና ደብዳቤው በትክክል ለእርስዎ የተላከ ከሆነ ደብዳቤው እንደደረሰዎት ላኪው ለማሳወቅ ሰነፍ አይሁኑ። ብዙ ቃላት አያስፈልጉዎትም, ቀላል "ተቀበሉ" ወይም "ተቀበሉ" በቂ ይሆናል. ይህ መረጃውን ሙሉ በሙሉ እና በተገቢው መጠን እንደተቀበሉ እና ላኪው በተመሳሳይ ርዕስ ላይ ሌላ ነገር እንዲልክልዎ እንደማይፈለግ ምልክት ይሆናል።

ደረሰኙን ካላረጋገጡ ላኪው ደብዳቤውን ሙሉ በሙሉ ሳያውቅ ይቀራል። ምናልባት በሳጥንዎ ጥልቀት ውስጥ ጠፍቶ ሊሆን ይችላል? ይህ አስፈላጊ መረጃ ከሆነ, ጥርጣሬ እና ጭንቀት ላኪው የመጀመሪያውን ደብዳቤ መቀበሉን ለማረጋገጥ ወይም በስራ ቦታዎ ላይ ስለመገኘትዎ ሌላ ሰው እንዲጠይቅ ሌላ ደብዳቤ እንዲጽፍልዎት ያስገድደዋል. ተጨማሪ ሰዎች ተሳትፈዋል፣ ተጨማሪ ደብዳቤዎች ይላካሉ እና ይቀበላሉ።

7. ስሜቶችን ከደብዳቤ ያርቁ

ኢሜል በትክክል ጥቅም ላይ ከዋለ ጠቃሚ መሳሪያ ሊሆን ይችላል. እንዲሁም በተሳሳተ መንገድ ጥቅም ላይ ከዋለ አጥፊ ኃይል ሊሆን ይችላል. በጣም የተለመደው ምሳሌ አወዛጋቢ፣ ተቃርኖ እና ሚስጥራዊነት ያላቸውን ጉዳዮች ለመወያየት ደብዳቤን መጠቀም ነው።

ሰዎች በተመሳሳዩ ተመልካች ፊት የማይናገሩትን ቃላት እና አባባሎችን በደብዳቤ ውስጥ እንዴት እንደሚጠቀሙበት ሁልጊዜም እንዳስገረመኝ አያቆምም።

በድንገት እንደዚህ ባሉ ደብዳቤዎች ውስጥ እራስዎን ካገኙ, አንድ ቀላል ነገር ያድርጉ - ያቁሙ. ስልኩን በማንሳት አድራሻውን በመደወል ወይም በግል ከእሱ ጋር በመገናኘት አለመግባባቶችን ወይም ግጭቶችን መፍታት ይችላሉ። እንደዚህ አይነት ስስ የሆኑ ነገሮች በጽሑፋዊ ደብዳቤዎች ውስጥ መታየት የለባቸውም. ጽሁፉ ለጉዳዩ ገንቢ መፍትሄ ወሳኝ የሆኑትን ስሜታዊ ክፍሎችን, ኢንቶኔሽን እና ሌሎች አስፈላጊ ነገሮችን አያስተላልፍም.

(በጄፍ ዌይነር በኩል)