ሁልጊዜ ስብሰባዎችን በሰዓቱ ለማቆም 3 ምክሮች

2024 ደራሲ ደራሲ: Malcolm Clapton | [email protected]. ለመጨረሻ ጊዜ የተሻሻለው: 2023-12-17 03:45

በ5-10 ደቂቃዎች ብቻ በማሳጠር ከስብሰባዎችዎ የበለጠ ለማግኘት ይማሩ።

ለቀኑ ብዙ ቀጠሮዎች ካሉ አንድ ረጅም ስብሰባ ሁሉንም እቅዶች ሊያስተጓጉል ይችላል. ሥራ ፈጣሪው ፓትሪክ ኤዌርስ ይህንን ለማስወገድ ሶስት ስልቶችን ያቀርባል.

1. ከስብሰባው በፊት፡ የስብሰባውን ቆይታ ያሳጥሩ

አብዛኛውን ጊዜ ስብሰባዎች ግማሽ ሰዓት ወይም አንድ ሰዓት ይቆያሉ. እንደነዚህ ያሉትን የጊዜ ክፍተቶች በቀን መቁጠሪያ ውስጥ ማስገባት በጣም አመቺ ነው. ነገር ግን በዚህ ምክንያት አንድ ስብሰባ ወዲያውኑ ከሌላው በኋላ ይጀምራል. በውጤቱም, ብዙ ምቾት አለ.

የግማሽ ሰዓት ስብሰባዎችን በ25 ደቂቃ ስብሰባዎች እና በሰአት ስብሰባዎች በ50 ደቂቃ ይተኩ። ልክ እንደበፊቱ ሁሉ ሁሉንም ነገር ለማድረግ ጊዜ ይኖርዎታል. ነገር ግን እርስ በእርሳቸው በሚደረጉ ሁለት ስብሰባዎች መካከል, ለመዘጋጀት, ወይም አስቸኳይ ጉዳዮችን ለመፍታት ትንሽ ጊዜ ይቀራል.

ማንኛቸውንም ተሳታፊዎች ላለማስቀየም, ስለ ለውጦቹ አስቀድመው ያስጠነቅቁ. ቀጠሮ በሚይዙበት ጊዜ፣ የእርስዎ ስብሰባዎች አሁን 25 ወይም 50 ደቂቃዎች እንደሚረዝሙ ብቻ ይጥቀሱ።

2. በስብሰባው ወቅት፡- የስብሰባውን ዓላማ ለታዳሚዎች አስታውሱ እና አንድ ላይ ጠቅለል አድርገው

የስብሰባው የመጀመሪያ ደቂቃዎች እጅግ በጣም አስፈላጊ ናቸው. እዚህ ያለዎትን እና ስብሰባው ለምን ያህል ጊዜ እንደሚቆይ ለሁሉም ለማስታወስ ይጠቀሙባቸው። ሁሉንም ጉዳዮች ለመወያየት 50 ደቂቃ ያህል እንዳለዎት ይጥቀሱ, እና የመጨረሻዎቹ አምስት ማጠቃለያዎች ይጠፋሉ. ከዚያ ከ45 ደቂቃ በኋላ ስብሰባውን መዝጋት መጀመራችሁ ማንም አይገርምም። ምናልባትም, ሌሎች ተሳታፊዎች እንኳን አመስጋኝ ይሆናሉ, ምክንያቱም በዚህ መንገድ ጊዜዎን ብቻ ሳይሆን የእነሱንም ጭምር ይቆጥባሉ.

አስታዋሽ ያዘጋጁ ወይም በ45 ደቂቃ ውስጥ የሚደውል እና ስልኩን ጠረጴዛው ላይ ያድርጉት ሁሉም ሰዓቱን እንዲያስታውስ እና እንዳይረብሽ። ማንቂያው ሲሰማ፣ የትም ቦታ ይሁኑ ስብሰባውን ይጨርሱ።

ሁሉንም ጉዳዮች ለመፍታት ጊዜ ከሌለዎት በቀሪዎቹ አምስት ደቂቃዎች ውስጥ በሚቀጥለው ቀን አዲስ ስብሰባ ያዘጋጁ። እና፡-

• ቁርጠኝነትን ማን እንደ ደገመው;
• ዋና ዋና ግኝቶችን በአጭሩ ይዘርዝሩ;
• በሚቀጥሉት ደረጃዎች መስማማት;
• በዚህ ስብሰባ ላይ የተደሰቱትን እንደ አዎንታዊ ነገር ያጋሩ።

3. ከስብሰባው በኋላ፡- ያለፈውን ስብሰባ ባጭሩ ገምግመው ለቀጣዩ ተዘጋጁ

ከ50 ደቂቃ ስብሰባ በኋላ፣ 10 ደቂቃ ነፃ መሆን አለቦት። ምንም ነገር ላለመርሳት የመጀመሪያዎቹን አምስት በቀድሞው ስብሰባ ዋና ዋና ነጥቦች ላይ ለመተንተን አሳልፉ. እንዲሁም ሁሉንም ተሳታፊዎች እንዲያስታውሷቸው እና ቁርጠኝነት እንዲኖራቸው ለማድረግ ረቂቅ ደብዳቤ ይፃፉ። ይህ የሚያሳልፈውን ጊዜ ዋጋ ይጨምራል, እና በተጨማሪ, የበለጠ ጠቃሚ ነገርን ያቀርባል - የማጠናቀቅ ስሜት.

ለቀጣዩ ስብሰባ ለመዘጋጀት ሁለተኛውን አምስት ደቂቃ አሳልፉ። አባላቱን አስቀድመው ካወቁ እራስዎን ያስታውሱ፡-

• ምን ጉዳዮች መወያየት አለባቸው;
• ምን ቀደምት ስራዎች መጠናቀቅ እንዳለባቸው;
• ስለ ተሳታፊዎች ምን ያውቃሉ-የእነሱ ሙያዊ እና የግል ፍላጎቶች።

ከምትገናኙት ሰው ጋር በደንብ ካላወቁ ስለ እሱ መረጃ ይፈልጉ: ስሙን እና ቦታውን ይግለጹ, በማህበራዊ አውታረ መረቦች ላይ ያሉትን መገለጫዎች ይመልከቱ. እና ውይይቱን በየትኛው ሐረግ እንደሚጀምሩ ያስቡ.